keonhacai keohayTạp chí thông tin "Shinkaze"

── Bối cảnh đằng sau việc giới thiệu một bộ đếm không viết về?

SugitaBộ phận của công dân luôn luôn cải cách keonhacai keohay quầy từ góc độ cải thiện keonhacai keohay dịch vụ công dân, chẳng hạn như chuyển từ quầy cao sang quầy thấp để họ có thể bình tĩnh và tham khảo ý kiến lẫn nhau và có thể nhìn thấy thời gian chờ đợi thông qua máy bán vé Trong số này, "không viết bài" tập trung vào quy trình ứng dụng và chúng tôi đã xem xét tiến hành kiểm tra keonhacai keohay tổ chức tiên tiến trong một thời gian
Tại thời điểm này, Phó Thị trưởng Hirabayashi Koichi đã đề xuất khái niệm về "Salon cô dâu" là mục tiêu chiến lược DX cho bộ phận của công dân Tại Salon cô dâu, bạn có thể chào khách hàng tại một bàn và có keonhacai keohay cuộc tham vấn một cửa liên quan đến đám cưới, bao gồm lựa chọn địa điểm đám cưới, trang phục, yêu thích đám cưới, và in và gửi lời mời Dịch vụ truy cập bộ phận của công dân cũng nhằm mục đích đạt được điều này
DX đã triển khai "Không đi = Giấy chứng nhận được cấp tại keonhacai keohay cửa hàng tiện lợi", "Không viết = xóa bảng viết, vị trí máy tính bảng" và "Không chờ đợi = Yêu cầu đặt trước" và tạo ra một không gian thoải mái có thể chứa một cách lịch sự mọi người dân - như bước đầu tiên để nhận ra tầm nhìn trong tương lai này, chúng tôi đã quyết định giới thiệu một quầy không viết

Điều quan trọng là liên quan đến nhân viên

── lý do áp dụng "hệ thống đối phó dễ dàng" là gì?

SugitaSo sánh keonhacai keohay sản phẩm của mỗi công ty, nhiều hệ thống được tạo ra từ quan điểm của nhân viên, nhưng "hệ thống truy cập dễ dàng" ban đầu được thiết kế với mục đích được vận hành bởi công dân Do đó, tôi cảm thấy rằng công dân có thể vận hành hệ thống trực quan ngay cả khi họ sử dụng nó một cách tự phục vụ
Chúng tôi cũng đã đánh giá tính linh hoạt có thể được sử dụng cho keonhacai keohay thủ tục khác nhau ngoài bộ phận của công dân Để nhận ra một quầy một cửa như tiệm cô dâu, không chỉ cần phải "không viết" mẫu ứng dụng, mà còn liên kết với hệ thống cốt lõi Nghĩ rằng nó có khả năng mở rộng sang sự phát triển tiếp theo này, chúng tôi đã quyết định áp dụng một hệ thống truy cập đơn giản và bắt đầu hoạt động vào tháng 12 năm 2024

── Bạn đã làm gì để đảm bảo thực hiện suôn sẻ?

SugitaHệ thống chỉ là một công cụ Ở nơi đầu tiên, ngay cả khi bạn giới thiệu một hệ thống mà không có mục tiêu là "bạn muốn làm gì với bộ đếm", bạn sẽ không thể đạt được kết quả đầy đủ Do đó, chúng tôi đã làm việc để xem xét kỹ lưỡng trạng thái hiện tại và keonhacai keohay cơ chế của keonhacai keohay dịch vụ truy cập
Ngoài ra, chúng tôi đã thành lập một nhóm dự án trên keonhacai keohay tổ chức, để dần dần mở rộng việc sử dụng keonhacai keohay quầy không viết như một bộ phận dân sự, thay vì như một sáng kiến chỉ cho bộ phận của công dân Tuy nhiên, ban đầu có một sự khác biệt trong nhận thức về những nỗ lực giữa bộ phận của công dân và keonhacai keohay bộ phận khác, và rất khó để phát triển theo chiều ngang Do đó, chúng tôi đã tiến hành một cuộc biểu tình hệ thống trên tất cả keonhacai keohay cơ quan để giúp mọi người hiểu cách sử dụng keonhacai keohay quầy không viết
Hơn nữa, vì bộ phận Citizens là trọng tâm chính, tôi đã lo lắng về cách tiến hành giới thiệu hệ thống, nhưng tôi đã vượt qua điều này với sự hỗ trợ của Cục Dịch vụ Kỹ thuật số Metropolitan Tokyo và Quỹ General Incorporated của General Tokyo* General Ngoài sự hợp tác trong cơ quan, chẳng hạn như bộ phận hệ thống thông tin và bộ phận kế hoạch, chúng tôi cũng nhận được hỗ trợ từ keonhacai keohay tổ chức bên ngoài để đi cùng dự án, cho phép chúng tôi tiến hành suôn sẻ với dự án này

OzawaĐể tổ chức keonhacai keohay mục tiêu bạn nên nhắm đến, điều quan trọng là khám phá keonhacai keohay vấn đề và lĩnh vực dịch vụ hiện tại để cải thiện Do đó, vào tháng 7 năm 2012, chúng tôi đã thực hiện một cuộc khảo sát trải nghiệm phỏng vấn liên lạc trong đó keonhacai keohay nhân viên tham gia vào mỗi bộ phận, với mục đích hiểu và phân tích nhu cầu của người dùng, tình trạng sử dụng và hoạt động tại chỗ Cụ thể, chúng tôi giả định hai nhóm "hộ gia đình nuôi con đã chuyển sang Persona", và trải nghiệm loạt keonhacai keohay thủ tục chuyển nhượng, bắt đầu từ bộ phận của công dân sang bộ phận giáo dục của trường và bộ phận chính sách của trẻ em và người trẻ
Khi bạn tự mình thử, bạn sẽ phải điền vào tên, địa chỉ, ngày sinh và thông tin liên lạc trên nhiều ứng dụng và quy trình mất một giờ rưỡi đến hai giờ Tôi biết trong đầu, nhưng tôi một lần nữa nhận ra nó là một gánh nặng cho công dân Do đó, đã có một nhận thức ngày càng tăng về suy nghĩ về việc cải thiện keonhacai keohay biện pháp để giảm lượng lưu trú và đơn giản hóa quá trình điền, dẫn đến nhiều nhân viên tham gia hơn

── để đạt được kết quả hiệu quả, hình dung hình ảnh persona là chìa khóa để sử dụng cài đặt persona

OzawaTôi đã xem xét một bộ đếm mà tôi sẽ không viết trước đây, vì vậy tôi đã lên kế hoạch thực hiện một cuộc khảo sát thử nghiệm phản biện và tôi đã có thể dễ dàng thiết lập một nhân cách Chúng tôi cũng đã chuẩn bị một thẻ số của tôi giống với thực tế, chứng chỉ chuyển nhượng và chứng chỉ đăng ký con dấu trước và có thể sử dụng nó theo cách mô phỏng để trải nghiệm nó theo cách gần với dịch vụ thực tế nhất có thể
Sau cuộc khảo sát, chúng tôi đã thảo luận về phân tích và giải pháp của keonhacai keohay thành viên dự án và keonhacai keohay vấn đề Cách duy nhất để giảm thời gian cần thiết cho quy trình nộp đơn là giảm keonhacai keohay bước làm việc của chúng tôi keonhacai keohay vấn đề được xác định ở đó đã được phân loại thành 1) công việc ngay lập tức, 2) làm việc trong vòng một hoặc hai năm và 3) làm việc từ trung hạn đến dài hạn và hình dung
Trên thực tế, tôi đã suy nghĩ về việc xem xét và thống nhất mẫu đơn trong một thời gian, nhưng điều này cũng có thể phù hợp với việc bắt đầu hoạt động của bộ đếm không viết nó

Mục tiêu là giúp cả công dân và nhân viên dễ dàng

── Làm thế nào là hiệu quả của hệ thống?

SugitaHiệu ứng lớn nhất là "dịch vụ san bằng" Cho đến bây giờ, cách nhân viên lắng nghe khác nhau, và keonhacai keohay dịch vụ cũng bị thiên vị do sự nhảm nhí hoặc xác nhận bị bỏ lỡ Bây giờ, bất kể nhân viên có kỹ năng, bất cứ ai cũng có thể cung cấp hướng dẫn cần thiết cho công dân chỉ bằng cách lắng nghe theo câu hỏi của hệ thống
Ban đầu, keonhacai keohay nhân viên hợp đồng chịu trách nhiệm cho keonhacai keohay hoạt động truy cập dường như lo lắng rằng "hệ thống sẽ tăng gánh nặng", nhưng hệ thống đã có thể hoạt động suôn sẻ mà không gặp vấn đề gì

OzawaTrong quá trình giới thiệu, chúng tôi đã có thể "thông báo" về keonhacai keohay cải tiến dịch vụ khác nhau Một trong số đó là việc cung cấp một "tờ giải thích" như một công cụ phụ trợ khi phỏng vấn công dân đã đến thăm quầy Bằng cách chỉ vào tờ giấy tại quầy và phỏng vấn công dân, điều này cũng giúp ngăn ngừa sai lầm hoặc xác nhận sai
Ngoài ra, bộ phận của công dân ở tầng hai, nhưng ngay cả khi bạn nói với ai đó lần đầu tiên đến thăm Tòa thị chính, bạn sẽ không thể hiểu được nếu bạn bảo họ "đi đến ●● Phân chia trên tầng ba" Do đó, chúng tôi đã thực hiện keonhacai keohay cải tiến cho dịch vụ để nếu keonhacai keohay thủ tục kéo dài nhiều bộ phận, bộ phận của công dân sẽ bàn giao bản đồ Tôi tin rằng việc tạo ra sự khéo léo như vậy cũng là một hiệu ứng hiệp đồng

── Bạn nghĩ gì bí mật cho sự tiến triển mượt mà này?

SugitaKhi tôi được thông báo rằng "mục tiêu chiến lược là một thẩm mỹ viện cô dâu", tôi thực sự ngạc nhiên khi thấy những ý tưởng của tôi đã nhảy vọt bao xa (cười) Tôi cảm thấy rằng thực tế là chúng tôi có thể thực hiện cách tiếp cận táo bạo này ngay cả thông qua thử nghiệm và lỗi là một sự thúc đẩy lớn từ đầu Cho dù đó là công việc hay một doanh nghiệp, điều quan trọng là phải có một mục đích rõ ràng để bắt đầu một cái gì đó, "Tại sao bạn làm điều đó?" Theo nghĩa đó, cũng có thể thực tế là mọi người có nhiều nhân viên hơn, nhắm vào cùng một mục đích và nghĩ về họ là "bản thân" có thể được coi là một yếu tố chính trong thành công

─ Xin vui lòng cho chúng tôi biết kế hoạch tương lai của bạn

Sugita"Đối với keonhacai keohay quầy không viết, chúng tôi sẽ làm việc để xác minh tính hiệu quả của bộ phận của công dân và để hiểu và cải thiện keonhacai keohay vấn đề Chúng tôi cũng muốn tiến hành mở rộng theo chiều ngang cho keonhacai keohay bộ phận khác, chẳng hạn như bộ phận phúc lợi
Hơn nữa, chiến lược Komae City DX có ba trụ cột, tùy thuộc vào mục đích: 1) DX trong cơ quan, 2) DX cho keonhacai keohay dịch vụ hành chính và 3) DX cho cộng đồng địa phương Trong số này, DX, một dịch vụ hành chính, nhằm mục đích tạo ra một "Tòa thị chính di động", và cố gắng tạo ra một môi trường nơi keonhacai keohay thủ tục có thể được hoàn thành mà không cần đến Tòa thị chính, không chỉ là bộ phận của công dân
Dịch vụ hành chính sẽ được duy trì như thế nào khi số lượng nhân viên giảm trong tương lai? Khi môi trường xã hội thay đổi, cần có sự thay đổi trong keonhacai keohay dịch vụ truy cập Mục tiêu cuối cùng là giúp cả công dân và nhân viên dễ dàng hơn Quá trình nhận ra là khó khăn, nhưng một khi bạn vượt qua nó, nó chắc chắn sẽ dễ dàng hơn Về vấn đề này, chúng tôi cũng đang xem xét keonhacai keohay cải cách sân sau hợp tác với keonhacai keohay hệ thống cốt lõi và keonhacai keohay hệ thống mặt trước để chuyển sang tiêu chuẩn hóa
Hiện tại, nhân viên đang bận rộn với công việc trước mặt họ mà không có thời gian hay cảm thấy một chút, và để giải quyết vấn đề này, "cải tiến công việc và cải cách phong cách làm việc" là một vấn đề cấp bách Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục thực hiện những thách thức tích cực trong keonhacai keohay dịch vụ kinh doanh và hành chính của chúng tôi để nhân viên của chúng tôi có thể cảm thấy thực sự thoải mái

*Tổ chức bên ngoài của chính phủ đô thị Tokyo, hỗ trợ thúc đẩy DX ở Tokyo và 62 phường và thành phố và thị trấn ở Tokyo