Tạp chí keonhacai “Gió mới” (Kaze)

──Vào ngày 23 tháng 12 năm 2024, hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn đã đi vào hoạt động trên Đám mây Chính phủ Vui lòng cho chúng tôi biết trước bạn đã thực hiện việc này bằng cách nào

NipeiTôi đã từng làm việc với TKC trong nhiều dự án khác nhau trước đây, nhưng với tư cách là người phụ trách keonhacai, khi lần đầu tiên nhận được đề xuất chuyển sang hệ thống dựa trên tiêu chuẩn, tôi đã có một số lo ngại
Cuối cùng, Thị trưởng Shinichi Ishizaka đã đưa ra quyết định rằng `` nếu vì lợi ích của người dân, chúng tôi chắc chắn nên tiếp tục thực hiện'' và sau khi đạt được sự đồng ý của tất cả các quan chức cấp cao, chúng tôi quyết định chuyển đổi sang hệ thống với tư cách là một tổ chức hàng đầu Vì tiêu chuẩn hóa bao trùm phạm vi công việc rộng lớn nên chúng tôi mong muốn mỗi bộ phận đều phải chủ động
Tôi nghĩ văn hóa tổ chức của Moka City có xu hướng tiến hành thận trọng và nhấn mạnh tính chính xác, nhưng tôi nghĩ rằng việc chủ động làm việc hướng tới mục tiêu chung là tiêu chuẩn hóa sẽ giúp mỗi nhân viên có cơ hội suy nghĩ và hành động Do đó, với tư cách là cơ cấu xúc tiến, chúng tôi đã thành lập một nhóm dự án dưới sự giám sát của Bộ phận Chiến lược Kỹ thuật số và có đại diện từ mỗi bộ phận tham gia
Vào cuối năm ngoái, 18 hệ thống kinh doanh tương thích với các keonhacai số kỹ thuật tiêu chuẩn đã bắt đầu hoạt động trên Đám mây Chính phủ Đó là một dự án quy mô lớn kéo dài hai năm, nhưng tôi tin rằng chúng tôi có thể vượt qua thành công nhờ sự hợp tác của toàn cơ quan

Những điều tôi ghi nhớ khi còn là một nhân viên keonhacai

──Vui lòng cho chúng tôi biết bạn đã làm gì để thực hiện chuyển đổi

IshizakiLà người phụ trách keonhacai, tôi có ý thức suy nghĩ từ góc độ giống như các nhân viên trong mỗi bộ phận
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện công việc, điều đầu tiên chúng tôi làm là "nâng cao nhận thức trong toàn cơ quan" Ngoài việc nhờ phó thị trưởng giải thích tầm quan trọng của sáng kiến ​​tại cuộc họp toàn cơ quan vào thời điểm dự án được triển khai, chúng tôi còn nỗ lực duy trì liên lạc chặt chẽ với từng bộ phận, chẳng hạn như bằng cách thiết lập các cơ hội thường xuyên để phổ biến keonhacai đến tất cả các cơ quan
Bằng cách sử dụng nhiều cơ hội khác nhau để truyền đạt sự hiểu biết giữa các nhân viên, mức độ ưu tiên của công việc liên quan đến tiêu chuẩn hóa đã được công nhận và việc điều chỉnh lịch trình như phân tích sự khác biệt giữa các hệ thống và thảo luận vận hành đã được thực hiện suôn sẻ
Một trong những cải tiến mà chúng tôi đã thực hiện là tạo ra một môi trường nơi mọi người có thể sử dụng hệ thống một cách độc lập
Trong quá trình chuyển đổi, bạn sẽ cần yêu cầu nhân viên của mình xác nhận hệ thống mới Tuy nhiên, khi xét nghiệm ở văn phòng, người ta cho rằng mọi người sẽ bị phân tâm bởi công việc hàng ngày và không thể tập trung vào công việc Do đó, bốn tháng trước khi bắt đầu thực sự, chúng tôi đã đảm bảo một phòng và 10 máy tính dành riêng cho việc xác minh để nhân viên của chúng tôi có thể xác minh hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn bất cứ lúc nào

NakamuraBằng cách chuẩn bị một khu vực xác minh chuyên dụng, chúng tôi có thể yêu cầu nhân viên được bổ nhiệm trong năm tài chính trực quan hóa hoạt động sau khi tiêu chuẩn hóa So với hệ thống keonhacai thường, giao diện người dùng của hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn đã thay đổi đáng kể, vì vậy tôi nghĩ thật tốt khi có thể kiểm tra trước quy trình sẽ trông như thế nào trong đời thực, bao gồm cả các biểu mẫu phát hành
Các bộ phận nhiệt tình cũng tận dụng môi trường xác minh này để tiến hành đào tạo cho nhân viên bộ phận của mình
Điều khó khăn là trong khi Chính phủ đang phổ biến một lượng keonhacai khổng lồ thì cần phải nắm rõ nội dung khi tiến hành các thủ tục hành chính Đặc biệt khi nộp đơn xin trợ cấp, tôi phải sắp xếp phạm vi trợ cấp và chuẩn bị hồ sơ trong một lịch trình chặt chẽ, vì vậy tôi cảm thấy lẽ ra mình có thể dành cho mình nhiều thời gian hơn một chút

IshizakiỞ đây, chúng tôi đã tận dụng tối đa “nền tảng đồng sáng tạo cải cách kỹ thuật số”, cho phép liên lạc giữa các quan chức chính quyền quốc gia và địa phương
Nền tảng này phổ biến keonhacai rất nhanh và cũng rất hữu ích trong việc có thể kiểm tra suy nghĩ của đất nước và các tổ chức khác thông qua các cuộc thảo luận Việc trao đổi keonhacai diễn ra tích cực, ngoài việc tiếp nhận keonhacai từ các tổ chức khác, Thành phố Moka còn cung cấp keonhacai với tư cách là tổ chức tiên phong Tôi nghĩ các tổ chức sắp thực hiện quá trình chuyển đổi nên tận dụng những cơ hội này

Sử dụng tiếng nói của nhân viên để cải tiến

──Bây giờ hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn đã đi vào hoạt động, nhân viên của bạn phản ứng thế nào?

NiheiNgay cả khi nó trở thành một hệ thống dựa trên tiêu chuẩn, tiền đề chính là hoạt động kinh doanh có thể được tiến hành bình thường như trước và không có gì mới có thể được thực hiện bởi nó, vì vậy không có phản ứng cụ thể nào Với tư cách là người điều hành dự án, tôi cảm thấy nhẹ nhõm vì chúng tôi có thể tiếp tục hoạt động mà không bị gián đoạn lớn sau quá trình chuyển đổi Vào buổi sáng ra mắt hệ thống, Phòng Chiến lược Kỹ thuật số vẫn bận rộn hơn bao giờ hết

NakamuraChúng tôi đã chuẩn bị sẵn sàng cho hàng loạt yêu cầu qua điện thoại và trò chuyện từ nhân viên ở từng bộ phận sau khi hệ thống dựa trên tiêu chuẩn được đưa vào hoạt động, nhưng cho đến nay chưa có sự cố nào như vậy

IshizakiTôi cảm thấy nhẹ nhõm vì công việc có thể tiếp tục như bình thường, nhưng hệ thống mới đi vào hoạt động được một thời gian và tôi tự hỏi liệu còn những vấn đề chưa được nhìn thấy hay không Ví dụ: nếu quá trình xử lý mất nhiều thời gian hơn hệ thống keonhacai thường thì rất khó xác định nguyên nhân là do keonhacai số kỹ thuật tiêu chuẩn, trục trặc hệ thống hay vấn đề môi trường
Ngoài ra, có vẻ như đôi khi nhân viên phải chấp nhận nó vì đây là một hệ thống dựa trên tiêu chuẩn và tôi cảm thấy rằng chúng ta cần tích cực lắng nghe tiếng nói của họ về vấn đề này Chúng tôi mong muốn phản hồi lại điều này cho TKC và tiếp tục hợp tác với nhau để làm cho nó tốt hơn nữa

Tiêu chuẩn hóa không phải là "mục tiêu"

──Hãy cho chúng tôi biết về kế hoạch tương lai của bạn

NiheiMột lần nữa, chúng tôi có thể hoàn thành thành công quá trình chuẩn hóa hệ thống/di chuyển sang đám mây chính phủ nhờ vào sáng kiến ​​của mỗi nhân viên Tuy nhiên, tôi tin rằng đây không phải là một “mục tiêu” mà là “vạch xuất phát” hướng tới những gì chính quyền địa phương nên làm
Thành phố Moka đã và đang thúc đẩy các sáng kiến ​​theo tầm nhìn DX của “Tòa thị chính High Flex” Trong tương lai, chúng tôi muốn tận dụng tối đa nền tảng kỹ thuật số mới nhất có tên Government Cloud và lợi ích của việc tiêu chuẩn hóa để giảm bớt gánh nặng cho nhân viên và mở rộng hơn nữa các dịch vụ công dân
Ví dụ: bằng cách liên kết an toàn dữ liệu cư dân với các hệ thống kinh doanh khác, chúng tôi có thể biết công dân thực sự cần gì và cung cấp các dịch vụ phù hợp hơn
Là một phần của việc này, việc tiêu chuẩn hóa đã giúp có thể liên kết dữ liệu tuân thủ các thông số kỹ thuật tiêu chuẩn giữa keonhacai cơ bản và keonhacai xác định được lưu giữ bởi các hệ thống kinh doanh cốt lõi và "Hệ thống truy cập dễ dàng", vì vậy chúng tôi dự định kết hợp tính năng này vào các dịch vụ truy cập trong tương lai
Ngoài ra, bằng cách thống nhất cơ sở hạ tầng và giao diện, việc nhanh chóng giới thiệu các dịch vụ mới và mở rộng theo chiều ngang sang các tổ chức khác sẽ dễ dàng hơn Về vấn đề này, tôi muốn thấy chính phủ và các nhà cung cấp chủ động chia sẻ các nghiên cứu điển hình với các tổ chức khác và hỗ trợ thực hiện