Tạp chí thông nhan dinh bong da keonhacai “Gió mới” (Kaze)

──Thị trấn Misato đi đầu trong việc tiêu chuẩn hóa hệ thống Xin vui lòng cho tôi biết lịch sử cho đến nay

NakakaneThị trấn Misato tham gia "Hội đồng xúc tiến hợp tác hệ thống thông nhan dinh bong da keonhacai làng và thị trấn tỉnh Saitama" (21 tổ chức trong tỉnh/Chủ tịch: Thị trấn Misato, Phó Chủ tịch: Thị trấn Kawashima) và đang hợp tác về việc sử dụng đám mây chính quyền địa phương và quảng bá DX Ngoài ra, vào năm 2021, chúng tôi đã được chọn là "Dự án nâng cao đám mây chính phủ" của Cơ quan kỹ thuật số và làm việc về xác minh di cư cùng với Thị trấn Kawashima Vào tháng 10 năm 2022, chúng tôi đã di chuyển hệ thống hiện tại (17 hoạt động) sang Government Cloud và hoàn tất quá trình chuyển đổi sang hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn vào tháng 1 năm nay

SakaiLý do chúng tôi tham gia vào dự án sơ bộ là vì chúng tôi đã quyết định rằng ``Nếu phải thực hiện thì sẽ có lợi nếu bắt đầu sớm'' Bằng cách truyền đạt kiến ​​thức và ý kiến ​​của chúng tôi với tư cách là một tổ chức người dùng chung, chúng tôi sẽ không chỉ hợp tác với các dự án tiêu chuẩn hóa hệ thống và di chuyển sang đám mây của chính phủ mà còn dẫn đến việc phát hiện sớm và giải quyết vấn đề một cách suôn sẻ Tôi cũng nhan dinh bong da keonhacai rằng kết quả sẽ hữu ích như một “trường hợp mẫu” cho các thành viên hội đồng và các tổ chức sử dụng chung trên toàn quốc

Mở rộng vòng tròn hợp tác từ cơ sở

──Bạn đã quảng bá nó như thế nào?

SakaiPhòng Chính sách chung quản lý tiến độ của toàn bộ dự án Chúng tôi cũng thành lập các nhóm làm việc cho từng doanh nghiệp và làm việc với những người quản lý di chuyển được chọn từ mỗi bộ phận để xác minh dữ liệu và kiểm tra các biểu mẫu đầu ra Mặc dù chúng tôi không thành lập một tổ chức đặc biệt cho quá trình chuyển đổi, nhưng chúng tôi nhan dinh bong da keonhacai rằng chúng tôi có thể phản ứng linh hoạt bằng cách để mỗi bộ phận và nhân viên làm việc chặt chẽ với nhau, với nòng cốt là Ban Chính sách chung
Tuy nhiên, mọi chuyện đã không khởi đầu suôn sẻ ngay từ đầu Phần khó khăn nhất là truyền đạt sự hiểu biết giữa các nhân viên Để mọi người coi tiêu chuẩn hóa là “việc riêng của họ”, điều quan trọng trước tiên là phải khiến họ quan tâm Do đó, chúng tôi đã kêu gọi những nhân viên có trình độ thông nhan dinh bong da keonhacai đặc biệt cao ở nhiều bộ phận khác nhau của cơ quan và tiến hành các hoạt động cấp cơ sở xoay quanh họ để hiểu sâu hơn về từng cá nhân nhân viên

NakakaneTrong công việc thực tế, sự hiểu biết và hợp tác từ mỗi bộ phận là rất cần thiết Trong các tổ chức nhỏ, có nhiều trường hợp một nhân viên xử lý nhiều nhiệm vụ và trong những trường hợp như vậy, một người phải xác minh nhiều hệ thống Đặc biệt tại các bộ phận phụ trách quầy, mặc dù việc tiêu chuẩn hóa đã tác động không nhỏ đến công việc nhưng thực tế là nhân viên khó có thể bố trí đủ thời gian để làm việc đó
Do đó, chúng tôi đã giải thích tầm quan trọng và tính cấp bách của công việc cho người quản lý của từng bộ phận, chẳng hạn như “Tại sao chúng tôi làm việc đó và kết quả là gì sẽ xảy ra?”, đồng thời cố gắng yêu cầu họ nâng cao mức độ ưu tiên của công việc đồng thời giảm thiểu tác động đến công việc ban đầu

SakaiKhi liên lạc với nhân viên xác minh, chúng tôi đã cố gắng cung cấp thông nhan dinh bong da keonhacai và điều phối công việc có tính đến tình hình của bên kia, thay vì ưu tiên sự thuận tiện của bản thân Ngoài ra, để giảm bớt gánh nặng tâm lý cho các nhân viên tham gia xác minh, chúng tôi đã tranh thủ sự giúp đỡ của các nhân viên không trực tiếp tham gia tiêu chuẩn hóa và yêu cầu họ lắng nghe giải thích với chúng tôi, đồng thời trong quá trình phân tích phương sai, chúng tôi đã thảo luận nhiều vấn đề khác nhau với các nhân viên khác dựa trên kinh nghiệm và kiến ​​thức làm việc cá nhân của họ

Điểm để tiến bộ suôn sẻ

──Doanh nghiệp của bạn có thay đổi gì kể từ khi chuyển sang hệ thống dựa trên tiêu chuẩn không?

NakakaneĐã có những thay đổi trong giao diện người dùng, chẳng hạn như những thứ trước đây có thể được kiểm tra trên một màn hình, giờ đây trên các màn hình riêng biệt, nhưng cho đến nay nó vẫn có thể sử dụng được mà không có bất kỳ sự nhầm lẫn lớn nào Tuy nhiên, ở Thị trấn Misato, nó chỉ tình cờ không có tác động lớn đến hoạt động kinh doanh và điều tương tự có thể không đúng đối với các tổ chức lớn hơn

──Vào năm 2025, công việc chuyển đổi toàn diện sẽ bắt đầu ở nhiều thành phố trực thuộc trung ương Những điểm mấu chốt để vượt qua điều này thành công là gì?

SakaiĐầu tiên, chúng ta cần đảm bảo rằng họ hiểu đầy đủ về việc hoạt động kinh doanh của họ sẽ thay đổi như thế nào Vì nhân viên đã và đang sử dụng hệ thống như một lẽ đương nhiên nên họ khó có thể tưởng tượng được công việc của mình sẽ thay đổi như thế nào nếu chức năng này bị loại bỏ Ngay cả khi bạn giải thích những khác biệt về chức năng với hệ thống hiện tại, bạn vẫn có thể nhận được câu trả lời như, ``Tôi nên làm gì với hệ thống đó?''
Về vấn đề đó, tôi nghĩ cần phải ưu tiên những thứ mà nhân viên nên kiểm tra khi phân tích sự khác biệt, chẳng hạn như ``điều này sẽ không thể thực hiện được nữa'' và ``đây là một tính năng mới'' Đặc biệt, điều cần thiết là phải kiểm tra ``các tính năng sẽ biến mất'' Điều quan trọng nữa là chia sẻ thông nhan dinh bong da keonhacai về những thay đổi trong định dạng biểu mẫu càng sớm càng tốt

NakakaneĐể chia sẻ thông nhan dinh bong da keonhacai với nhân viên và khiến họ hành động, họ phải mất một khoảng thời gian nhất định để “hiểu” được thông nhan dinh bong da keonhacai đó Là một ví dụ về những nỗ lực như vậy, chúng tôi đã đảm bảo một không gian dành riêng cho việc xác minh hệ thống Thời gian là khoảng 3 tháng Điều này cho phép nhiều nhân viên sử dụng thời gian giữa giờ làm việc để kiểm tra chức năng của hệ thống tuân thủ tiêu chuẩn
Để công việc diễn ra suôn sẻ, “sự thấu hiểu từ ban lãnh đạo cấp cao” và “sớm thiết lập hệ thống thăng tiến” cũng rất quan trọng Trong trường hợp của Thị trấn Misato, sáng kiến ​​này được thực hiện theo cách từ trên xuống dưới sự lãnh đạo của thị trưởng thị trấn, nhưng sự hiểu biết từ ban lãnh đạo cấp cao sẽ có tác động lớn đến việc nâng cao nhận thức của nhân viên
Hơn nữa, bản thân công việc chuyển đổi đang tiến triển ổn định thông qua các hoạt động cấp cơ sở, nhưng tôi nghĩ sẽ dễ dàng hơn cho các tổ chức đang thực hiện quá trình chuyển đổi tổ chức một nhóm xúc tiến phù hợp

Chìa khóa của một dự án là niềm nhan dinh bong da keonhacai

──Bạn nghĩ gì về kế hoạch tương lai của mình?

SakaiVới việc tiêu chuẩn hóa/di chuyển sang đám mây của chính phủ, người ta đã chỉ ra rằng gánh nặng chi phí hoạt động sẽ tăng lên trong Hội đồng chia sẻ hệ thống thông nhan dinh bong da keonhacai làng và thị trấn tỉnh Saitama, nơi đã cùng sử dụng đám mây Về mặt đó, với tư cách là một tổ chức đã áp dụng "hệ thống nhiều người thuê", chúng tôi kỳ vọng rằng khi số lượng tổ chức sử dụng dịch vụ của chúng tôi tăng lên, chúng tôi sẽ có thể giảm thêm chi phí thông qua "hiệu ứng chia hóa đơn"
Ngoài ra, từ góc độ trung và dài hạn, việc tiêu chuẩn hóa sẽ giảm bớt gánh nặng xây dựng và vận hành hệ thống, đồng thời cho phép chính quyền địa phương nhanh chóng triển khai các dịch vụ mới trên toàn quốc trong một môi trường an toàn hơn, đưa chúng đến gần hơn với “trạng thái lý tưởng” Tôi cảm thấy rằng chúng ta hiện đang trong giai đoạn chuyển tiếp cho mục đích đó
Theo nghĩa đó, điều quan trọng không phải là “chuyển sang một hệ thống dựa trên tiêu chuẩn và hoàn thành nó”, mà là tiếp tục tìm kiếm “thứ gì đó tốt hơn”, và tôi muốn làm việc với TKC trong khi cùng nhau làm việc chăm chỉ

NakakaneTrong các tổ chức nhỏ, có những trường hợp về “hệ thống một người”, nhưng trong các dự án lớn như tiêu chuẩn hóa, điều cần thiết là tạo ra một môi trường trong đó những người tham gia vào tổ chức có thể hợp tác
Tôi nhan dinh bong da keonhacai rằng yếu tố lớn nhất giúp Thị trấn Misato chuyển đổi suôn sẻ sang hệ thống dựa trên tiêu chuẩn là cơ cấu hợp tác với từng bộ phận Cơ sở của điều này là mối quan hệ nhan dinh bong da keonhacai cậy và việc xây dựng mối quan hệ đó không thể thực hiện được trong một sớm một chiều
Tiêu chuẩn hóa không chỉ là đổi mới các hệ thống kinh doanh cốt lõi mà còn là cơ hội lớn nhất để thiết kế lại quy trình kinh doanh và hiện thực hóa các cải cách kinh doanh
Một môi trường nhất định đã được thiết lập để thúc đẩy DX của chính quyền địa phương Mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn tài nguyên này để mang lại lợi ích cho người dân Từ năm tài chính 2025 trở đi, chúng tôi mong muốn tập trung phát triển nguồn nhân lực cho mục đích này