nhandinh keonhacaiTạp chí thông tin “Gió mới” (Kaze)

──Vào tháng 1, chúng tôi đã bắt đầu liên kết hệ thống kế toán tài nhandinh keonhacai và dịch vụ hóa đơn điện tử

KanaiTại Thành phố Isesaki, khi cập nhật hệ thống khi cần thiết, chúng tôi đã thành lập một nhóm làm việc gồm các bộ phận chịu trách nhiệm trực thuộc "Trụ sở Xúc tiến Số hóa Thành phố Isesaki" để xác định các vấn đề và quyết định các thông số kỹ thuật Vào năm 2023, chúng tôi đã ra mắt "Nhóm công tác thanh toán điện tử cho Dự án giới thiệu hệ thống kế toán tài nhandinh keonhacai tiếp theo" và trong khi xem xét hoạt động của hệ thống kế toán tài nhandinh keonhacai có chức năng thanh toán điện tử sau khi được giới thiệu, chúng tôi tập trung vào việc liên kết các dịch vụ hóa đơn điện tử

MatsumotoĐể gửi phiếu thực hiện ngân sách điện tử, phải mất thời gian và công sức để đọc hóa đơn giấy bằng máy quét và nhóm làm việc cũng nhận xét rằng ``điều này khiến không thể nhận ra lợi ích của DX''
Vào thời điểm đó, chúng tôi nhận được đề xuất từ ​​TKC rằng ``bằng cách liên kết hệ thống kế toán tài nhandinh keonhacai và dịch vụ hóa đơn điện tử, chúng tôi có thể cải thiện hiệu quả của các lệnh giải ngân, vv'' Chúng tôi đánh giá rằng điều này sẽ loại bỏ nhu cầu đọc máy quét và đơn giản hóa công việc nhập liệu, vì vậy chúng tôi quyết định áp dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cùng với hệ thống kế toán công đám mây TASK

Đáng ngạc nhiên về quy mô phản hồi

──Bạn đã chuẩn bị những gì để đưa dịch vụ vào sử dụng thực tế?

HosonoCơ chế liên kết dịch vụ hóa đơn điện tử là khi doanh nghiệp đăng ký dữ liệu hóa đơn vào dịch vụ hóa đơn điện tử qua Internet, dữ liệu sẽ được tự động liên kết với hệ thống kế toán tài nhandinh keonhacai của thành phố vào sáng hôm sau
Khi giới thiệu một nỗ lực mới, cần phải đạt được sự đồng thuận đầy đủ trong cơ quan
Trụ sở Xúc tiến Số hóa đã tìm cách xây dựng sự đồng thuận và một nhóm làm việc đã được thành lập ở bốn bộ phận giám sát các công việc của toàn cơ quan (Phòng Kế toán, Phòng Kiểm tra Hợp đồng, Phòng Hành nhandinh keonhacai và Phòng Tài nhandinh keonhacai) và Phòng nhandinh keonhacai sách Thông tin, và họ đã làm việc cùng nhau để chuẩn bị cho buổi giới thiệu

SaitoDo quy định tài nhandinh keonhacai đã được sửa đổi khi rà soát thực tiễn dán tem nên chúng tôi đã quyết định cơ cấu hoạt động và các hạng mục đưa vào hóa đơn hợp tác dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định này Chúng tôi cũng đã tạo ra một môi trường trong đó nhân viên và nhà điều hành doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ một cách suôn sẻ mà không bị nhầm lẫn, chẳng hạn như bằng cách tạo trước hướng dẫn vận hành cho các giao dịch hóa đơn điện tử
Đầu tiên, chúng tôi yêu cầu bốn doanh nghiệp đồng ý đăng ký trước với mục đích số hóa và chúng tôi bắt đầu với quy mô nhỏ vào tháng 1 năm nay, chủ yếu nhắm đến các hóa đơn liên quan đến mua hàng hóa và cung cấp dịch vụ
Chúng tôi hiện đang nỗ lực mở rộng số lượng doanh nghiệp đăng ký Ví dụ: chúng tôi đã gửi DM thông tin tới khoảng 1000 doanh nghiệp có hồ sơ thanh toán cho các hạng mục không phải công trình xây dựng và được đăng ký làm chủ nợ vào cuối tháng 9 năm 2013 và năm 2024 Ngoài việc đăng hướng dẫn vận hành và thông tin khác trên trang web của chúng tôi, chúng tôi cũng đã tổ chức một phiên họp giao ban trên web vào tháng 2

──Phản ứng của bạn thế nào?

MatsumotoChúng tôi rất ngạc nhiên trước phản hồi, trong đó một số nhà điều hành doanh nghiệp nói: ``Đây là một sáng kiến ​​tuyệt vời, do gánh nặng chi phí ngày càng tăng như chi phí bưu phí Chúng tôi hy vọng các tổ chức khác sẽ phổ biến rộng rãi thông tin này''
Các doanh nghiệp nhỏ có vẻ linh hoạt hơn nhưng họ cũng có rất nhiều câu hỏi về số hóa, chẳng hạn như việc thiết lập ban đầu hệ thống thanh toán điện tử Xét thấy việc tăng tốc độ số hóa hóa đơn sẽ kéo theo giảm khối lượng công việc của nhân viên, việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện là bước đầu tiên Vì lý do này, chúng tôi không chỉ cung cấp hướng dẫn vận hành và video về cách sử dụng dịch vụ mà còn trả lời từng yêu cầu với mức độ lịch sự và quan tâm như một nhà điều hành trung tâm cuộc gọi
Mặt khác, nhân viên nhận xét rằng việc này ``dễ dàng'' vì một số mục nhất định sẽ được tự động đăng lên hệ thống kế toán tài nhandinh keonhacai chỉ bằng cách chọn dữ liệu thanh toán hiện hành Trước đây, hóa đơn giấy thường mất khoảng 10 đến 20 phút để mở thư, kiểm tra nội dung, scan và nhập dữ liệu vào hệ thống thì hiện nay chỉ mất khoảng 5 phút

SaitoCơ quan này xử lý khoảng 70000 phiếu mỗi năm và bằng cách tiến hành số hóa hóa đơn, chúng tôi mong muốn giảm lượng thời gian mà nhân viên dành để tạo phiếu thực hiện ngân sách từ 30% đến 50%

Mở rộng lợi ích của việc số hóa ra bên ngoài đại lý

KanaiChúng tôi hy vọng rằng bằng cách giảm thời gian dành cho các công việc thường ngày, nhân viên sẽ có thể chuyển sang công việc sáng tạo hơn Tôi cũng tin rằng đây là sáng kiến ​​sẽ giúp giảm bớt công sức và chi phí của các tổ chức phát hành hóa đơn, đồng thời hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang hệ thống không giấy tờ, giúp thúc đẩy DX cho các đối tác kinh doanh, đồng thời cho phép cộng đồng địa phương chia sẻ lợi ích của việc số hóa hành nhandinh keonhacai
Về kế hoạch trong tương lai, Thành phố Isesaki đang tiến hành cải cách nhằm tạo ra một quầy nơi bạn không cần phải đến, không bị lạc, không phải chờ đợi và không viết, là một trong những hình thức lý tưởng của tòa thị nhandinh keonhacai trong tương lai Vào tháng 1 năm nay, chúng tôi cũng đã bắt đầu dịch vụ quầy chung Chúng tôi có kế hoạch mở rộng dịch vụ này trong tương lai

HosonoChúng tôi đã hoàn thành bản cập nhật hệ thống quy mô lớn mà chúng tôi đã thực hiện trong 10 năm qua và kế hoạch tiếp theo của chúng tôi là tiến hành tối ưu hóa hoạt động kinh doanh nhất quán từ mặt trước đến văn phòng hỗ trợ
Bộ phận kế toán đã chủ động thực hiện sáng kiến ​​này Tôi nghĩ đây là một trường hợp độc nhất, nhưng nhandinh keonhacai nhận thức cao về các vấn đề thực tế đã dẫn đến việc xây dựng và thực hiện các giải pháp nhandinh keonhacai xác Tôi nghĩ mấu chốt để thúc đẩy DX là làm thế nào để nắm bắt được các vấn đề trong lĩnh vực này Chúng tôi mong muốn tiếp tục tạo ra giá trị mới thông qua số hóa trong khi hợp tác với các bộ phận thông tin tại nơi làm việc