Tạp chí nhandinh keonhacai “Gió mới” (Kaze)

──Hoạt động của “Hệ thống kế toán công cộng trên nền tảng đám mây TASK” đã bắt đầu từ năm 2022

MatsuoHệ thống kế toán tài chính trước đây đã trải qua nhiều lần điều chỉnh để phù hợp với hoạt động của thành phố nên cần rất nhiều chi phí cải tạo để cập nhật các chức năng cần thiết như thay đổi thời đại, sửa đổi hệ thống pháp luật Ngoài ra, vì tôi đã sử dụng nó được khoảng 11 năm nên tôi cảm thấy nó kém hơn về chức năng so với phiên bản mới nhất
Vì đã đến lúc phải cập nhật hệ thống nên chúng tôi quyết định nhân cơ hội này để cố gắng giải quyết những vấn đề này

──Cụ thể, bạn đang tìm kiếm điều gì ở hệ thống mới?

MatsuoCó bốn điểm chính Trước hết, nó là một sản phẩm đóng gói có thể được vận hành mà không cần bất kỳ sự tùy chỉnh nào và do đó có thể giảm chi phí Ngoài ra, vì tôi gặp khó khăn trong việc lập báo cáo tài chính hàng năm nên tôi muốn có một chức năng có thể cải thiện vấn đề này Và để nâng cao hiệu quả công tác hành chính phải có chức năng phê duyệt điện tử Chúng tôi đã gửi đề xuất dựa trên những yêu cầu này và nhờ đánh giá toàn diện, cuối cùng chúng tôi đã chọn hệ thống của TKC
Điều mà tôi thấy mang tính cách mạng là bằng cách thay đổi các giá trị cài đặt được gọi là "cờ xử lý", các hoạt động có thể được điều chỉnh cho phù hợp với từng tổ chức Nó cũng được hỗ trợ bởi chức năng EUC Trước đây, thường không thể trích xuất dù chỉ một lượng nhỏ dữ liệu nếu không hỏi SE, nhưng giờ đây, những nhân viên thực sự sử dụng hệ thống có thể dễ dàng xử lý quy trình này
Ngoài ra, chúng tôi cũng đánh giá cao việc hệ thống được cải tiến hàng năm Thật tuyệt khi có thể tăng cấp liên tục mà không phải trả thêm phí

Lãng phí công sức
Nó cũng làm giảm nguy cơ mất mát

MatsuoLúc đầu, chúng tôi cân nhắc việc giới thiệu thanh toán điện tử theo từng giai đoạn, nhưng sau khi xem xét nội bộ, chúng tôi quyết định giới thiệu nó cùng lúc với thời điểm hệ thống bắt đầu hoạt động

──Giới thiệu có tác dụng gì?

NakajimaCho đến lúc đó, toàn bộ hóa đơn năm trước và năm nay, kể cả hóa đơn gốc, đều được cất giữ ở phòng kế toán, có hơn 50 thùng bìa cứng chất đống ở một góc văn phòng để đựng tài liệu Với việc áp dụng thanh toán điện tử, chúng tôi đã thay đổi hoạt động để chỉ lưu trữ hóa đơn gốc tại bộ phận ban đầu và số lượng hộp bìa cứng giảm đi rõ rệt Tôi đang mong chờ xem mình có thể giảm được bao nhiêu vào cuối năm tài chính Một lợi ích lớn khác là khi lập hóa đơn, không cần thiết phải sắp xếp chúng theo thứ tự số theo loại tài liệu nữa
Một lợi ích lớn nữa là bạn không cần phải mang phiếu đến phòng kế toán nữa Đặc biệt, có thể nói là hiệu quả rõ rệt khi nhân viên của hơn 20 trung tâm cộng đồng địa phương và các cơ sở khác trong thành phố đã giảm được thời gian và công sức phải đến văn phòng trung tâm để nộp hồ sơ Điều này giúp loại bỏ nguy cơ mất tài liệu

──Bạn đã chuẩn bị những gì và cải tiến gì khi giới thiệu thanh toán điện tử?

NakajimaĐiều đầu tiên chúng tôi giải quyết là xem xét các quy tắc Chúng tôi đã xem xét các quy định về kế toán, quy định quản lý ngân sách, quy định về hợp đồng, vv Trên thực tế, có rất nhiều quy định trên giấy như đóng dấu, khắc chữ đỏ nên chúng tôi đã nghiên cứu tất cả các quy định có ảnh hưởng đến quy định và thay đổi cho phù hợp với việc thanh toán điện tử

MatsuoMay mắn thay, thành phố có ''Sắc lệnh của Thành phố Sayama về Sử dụng Công nghệ nhandinh keonhacai và Truyền thông trong Thủ tục Hành chính'' quy định rằng các đơn đăng ký do các tổ chức xử lý nhandinh keonhacai điện tử gửi được coi là được lập bằng văn bản, vv, vì vậy chúng tôi đã phản hồi bằng cách bổ sung các điều khoản tương tự vào từng quy định cho phù hợp

NakajimaNgoài ra, trong quá trình thi, chúng tôi đã chuyển từ kiểm tra phiếu trên giấy và các tài liệu hỗ trợ cạnh nhau sang kiểm tra trên màn hình Bản PDF của phiếu và tài liệu bằng chứng được hiển thị cạnh nhau trên cùng một màn hình, nhưng vì rất khó xem chúng trên màn hình máy tính xách tay nhỏ nên chúng tôi cũng cung cấp một màn hình lớn cho giám khảo Trong tương lai, việc sử dụng bảng cảm ứng để kiểm tra nhandinh keonhacai trên màn hình sẽ còn thuận tiện hơn nữa, giống như việc kiểm tra bằng bút chì trên giấy

Thúc đẩy hơn nữa việc không cần giấy tờ

──Có điều gì khác mà bạn nghĩ cần phải cải thiện trong tương lai không?

NakajimaCòn nhiều vấn đề nhỏ và nhiều điều cần cải thiện, nhưng vấn đề lớn nhất là xử lý những việc hoàn toàn cần đến giấy tờ, chẳng hạn như phiếu thanh toán - hay gọi là các mặt hàng ''điện tử và giấy tờ'' Ví dụ: khi nhân viên giao dịch xử lý một giao dịch, rất khó để xác định đó là hóa đơn nào nếu chỉ dựa vào phiếu thanh toán, vì vậy nhandinh keonhacai lệ hiện nay là in hóa đơn ra và đính kèm
Tuy nhiên, đây không phải là điều có thể giải quyết dễ dàng Để thúc đẩy hơn nữa thanh toán không cần giấy tờ, chúng tôi tin rằng điều quan trọng đối với bên nhờ thu, hiện đang thúc đẩy thanh toán bằng phiếu thanh toán, cũng phải hỗ trợ chuyển khoản ngân hàng và chuyển khoản ngân hàng

──Hãy cho chúng tôi biết về kế hoạch tương lai của bạn

FujitaTrước hết, mục tiêu của chúng tôi là thúc đẩy đều đặn các hạng mục ưu tiên của “Kế hoạch thúc đẩy chuyển đổi số thành phố”, bao gồm đáp ứng việc chuẩn hóa và phổ biến các hệ thống nhandinh keonhacai do chính phủ quốc gia chủ trương
Cụ thể, với mục đích cải thiện sự tiện lợi của các dịch vụ công dân, chúng tôi đang mở rộng tính khả dụng của các thủ tục hành chính trực tuyến, với mục đích tạo ra một tòa thị chính nơi ``các thủ tục hành chính cần thiết có thể được thực hiện mọi lúc, mọi nơi'' Chúng tôi cũng đang tích cực sử dụng RPA để nâng cao hiệu quả công việc hành chính trong chính phủ và trong tương lai, chúng tôi hy vọng sẽ tạo ra một môi trường nơi nhân viên có thể linh hoạt chế tạo robot phần mềm phù hợp với nhu cầu kinh doanh của họ