[trường hợp người dùng]nhandinh keonhacai địa phương DX tiến hành từ phê duyệt điện tử

── Hoạt động của "Hệ thống kế toán công cộng đám mây nhiệm vụ" đã bắt đầu trong năm tài nhandinh keonhacai 2022.

MatsuoDo kết quả của các tùy chỉnh khác nhau trong hệ thống kế toán tài nhandinh keonhacai trước đây để phù hợp với hoạt động của thành phố, nhiều chi phí cải tạo cũng phát sinh để cập nhật các chức năng cần thiết như phản ứng với thay đổi thời đại và cải cách hệ thống pháp lý. Ngoài ra, vì tôi đã sử dụng nó trong khoảng 11 năm, tôi cảm thấy nó kém hơn về chức năng so với bản mới nhất.
Khi hệ thống được cập nhật, tôi quyết định nhân cơ hội này để giải quyết những vấn đề này.

── Điểm cụ thể mà bạn đã tìm hiểu về hệ thống mới?

MatsuoCó bốn điểm nhandinh keonhacai được đề cập. Trước hết, đây là một sản phẩm đóng gói có thể được vận hành không tùy chỉnh, và kết quả là, có thể giảm chi phí. Ngoài ra, vì tôi đã có một thời gian khó khăn để chuẩn bị báo cáo tài nhandinh keonhacai mỗi năm, tôi có khả năng cải thiện chúng. Và để cải thiện hiệu quả của các vấn đề hành nhandinh keonhacai, nó phải có chức năng phê duyệt điện tử. Chúng tôi đã tiến hành các đề xuất dựa trên các yêu cầu này và đánh giá chúng một cách toàn diện và cuối cùng đã chọn hệ thống TKC.
Điều tôi thấy là đặc biệt đột phá là bằng cách thay đổi giá trị cài đặt được gọi là "cờ xử lý", nó có thể được sử dụng theo tổ chức cá nhân. Nó cũng được giúp đỡ bởi chức năng EUC. Trước đây, thường không thể trích xuất một lượng nhỏ dữ liệu mà không phải hỏi SE, nhưng bây giờ thật dễ dàng cho các nhân viên thực sự sử dụng hệ thống để xử lý nó.
Ngoài ra, chúng tôi cũng đánh giá cao thực tế rằng hệ thống được tăng cường hàng năm. Thật tuyệt khi bạn có thể liên tục cải thiện mức độ của mình mà không cần thêm chi phí.

Rửa công việc
Có sẵn trong việc giảm nguy cơ mất mát

MatsuoBan đầu, chúng tôi đã xem xét giới thiệu phê duyệt điện tử theo các giai đoạn, nhưng chúng tôi quyết định thực hiện nó trong cơ quan và thực hiện nó cùng lúc với hệ thống bắt đầu hoạt động.

── Tác dụng của việc giới thiệu nó là gì?

NakajimaCho đến lúc đó, bộ phận kế toán đã giữ tất cả các cú trượt cho năm trước và năm hiện tại, bao gồm các hóa đơn ban đầu và ở một góc của văn phòng có hơn 50 hộp các tông để lưu trữ tài liệu. Với việc giới thiệu phê duyệt điện tử, chúng tôi đã thay đổi hoạt động để đảm bảo rằng chỉ các hóa đơn gốc được lưu trữ tại bộ phận ban đầu và số lượng hộp các tông đã được giảm rõ ràng. Tôi mong muốn được xem nó có thể giảm bao nhiêu vào cuối năm tài nhandinh keonhacai. Một hiệu ứng lớn khác là khi nộp tài liệu, không còn cần thiết phải sắp xếp theo số theo loại tài liệu.
Hơn nữa, nó cũng là một tác động lớn mà không còn cần thiết phải mang một cú trượt đến bộ phận kế toán. Cụ thể, đó là một tác động rất lớn mà nhân viên từ các tổ chức ngoài công tác như trung tâm cộng đồng và các cư dân địa phương khác đã giảm bớt rắc rối khi đến văn phòng nhandinh keonhacai để gửi tài liệu. Điều này loại bỏ nguy cơ mất tài liệu.

── Các mặt hàng được chuẩn bị là gì và sự khéo léo được phát minh ra khi giới thiệu phê duyệt điện tử là gì?

NakajimaĐiều đầu tiên chúng tôi làm việc là xem xét các quy tắc. Quy tắc kế toán, quy tắc hành nhandinh keonhacai ngân sách, quy tắc hợp đồng, và nhiều hơn nữa đã được xem xét. Vì có nhiều quy định dựa trên giấy, chẳng hạn như tem và viết đỏ, chúng tôi đã điều tra tất cả các quy tắc ảnh hưởng đến chúng tôi và thay đổi nội dung phù hợp với quy trình phê duyệt điện tử.

MatsuoMay mắn thay, thành phố có "sắc lệnh về việc sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong các thủ tục hành nhandinh keonhacai của thành phố Sayama, v.v." và quy định rằng các ứng dụng được thực hiện bởi các tổ chức xử lý thông tin điện tử nên được coi là đã được thực hiện bằng văn bản, v.v., vì vậy chúng tôi đã trả lời với ấn tượng rằng các quy định tương tự sẽ được thêm vào từng quy tắc theo điều này.

NakajimaNgoài ra, trong công việc đánh giá, chúng tôi đã thay đổi hoạt động để kiểm tra các phiếu và chứng chỉ cạnh nhau trên cơ sở giấy để xem xét chúng trên màn hình. Các tệp PDF của SLIP và tài liệu chứng chỉ được hiển thị cạnh nhau trên một màn hình, nhưng vì rất khó để kiểm tra trên một màn hình nhỏ trên máy tính xách tay, chúng tôi cũng có sẵn một màn hình lớn cho người đánh giá. Trong tương lai, sẽ còn thuận tiện hơn nữa nếu bạn có thể kiểm tra trên màn hình bằng cách sử dụng bảng cảm ứng hoặc một cái gì đó tương tự, sử dụng bút chì trên giấy.

​​Thúc đẩy thêm giấy tờ

── Có điều gì khác mà bạn nghĩ sẽ cần phải cải thiện trong tương lai không?

NakajimaCó nhiều vấn đề và vấn đề nhỏ cần được cải thiện, nhưng vấn đề lớn nhất là xử lý những thứ như các hình thức thanh toán yêu cầu giấy - một thứ được gọi là "hỗn hợp điện tử và giấy". Ví dụ: khi nhân viên thu ngân xử lý quy trình, không thể xác định tài liệu nào cho một phiếu thanh toán một mình, vì vậy tình hình hiện tại là tài liệu được in và đính kèm.
Tuy nhiên, đây không phải là một cái gì đó có thể dễ dàng giải quyết. Để tiếp tục thúc đẩy quá trình không giấy tờ, chúng tôi tin rằng điều quan trọng đối với phía lưu trữ, đang tiến hành các mẫu thanh toán, để phù hợp với chuyển khoản tài khoản mới và chuyển khoản tài khoản.

── Xin vui lòng cho chúng tôi biết về các kế hoạch tương lai của bạn.

FujitaĐầu tiên, mục tiêu của chúng tôi là tiến bộ đều đặn các mục chính của Kế hoạch khuyến mại DX của nhandinh keonhacai địa phương, bao gồm phản ứng với tiêu chuẩn hóa quốc gia và tiêu chuẩn hóa các hệ thống thông tin.
Như một sáng kiến ​​cụ thể, chúng tôi đang mở rộng các thủ tục hành chính trực tuyến để nhận ra một tòa thị chính nơi các thủ tục hành chính cần thiết có thể được thực hiện mọi lúc, mọi nơi, với mục đích cải thiện sự thuận tiện của các dịch vụ công dân. Ngoài ra, chúng tôi đang tích cực sử dụng RPA để cải thiện hiệu quả trong nhandinh keonhacai và trong tương lai, chúng tôi muốn tạo ra một môi trường nơi các nhân viên có thể linh hoạt xây dựng các robot phần mềm đáp ứng nhu cầu kinh doanh của họ.