Phần 2 Về các trường hợp keonhacai keohay bộ

Chúng tôi sẽ giải thích các ví dụ cụ thể về keonhacai keohay bộ

1 Phân chia nhiệm vụ

Tiền mặt và tiền gửi là những khoản có thể xảy ra gian lận như tham ô Các hành vi gian lận đã được chứng kiến, trong đó tiền gian lận được chuyển từ tài khoản tiết kiệm của công ty sang tài khoản tiết kiệm của chính mình để nhét vào túi ngân hàng
Để ngăn chặn sự gian lận như vậy, nguyên tắc là tách biệt các nhiệm vụ, nghĩa là tách nhân viên tài chính quản lý tiền mặt, tiền gửi và rút tiền khỏi nhân viên kế keonhacai keohay xử lý các bút keonhacai keohay ghi sổ Nếu người phụ trách tài chính và người phụ trách kế keonhacai keohay là một thì có thể cố tình đối chiếu số dư tiền gửi với số dư sổ sách bằng cách chuyển số dư tiền gửi vào tài khoản phù hợp hoặc ghi nhận chi phí giả

Hình 1 Phân công nhiệm vụ: nhân viên kế keonhacai keohay và nhân viên tài chính

Các công ty vừa và nhỏ có nguồn lực hạn chế nên có thể không bố trí đủ nhân sự cho bộ phận quản lý, không thể phân chia nhiệm vụ Tùy theo từng công ty mà có trường hợp kế toán viên chịu trách nhiệm quản lý các khoản phải thu, phải trả và tự mình xử lý các khoản tiền gửi, tiền rút Trong những trường hợp như vậy, cần đảm bảo mức keonhacai keohay bộ tối thiểu bằng cách thiết lập các quy tắc kinh doanh, vv

• (A) Người quản lý tài khoản ngân hàng phải quản lý sổ tài khoản ngân hàng, khi kế keonhacai keohay gửi và rút tiền phải nhận sổ tài khoản ngân hàng từ người quản lý tài khoản ngân hàng Sau khi sổ ngân hàng được trả lại, người giám sát sẽ xác nhận chi tiết về việc gửi và rút tiền
• (a) Một người phụ trách khác định kỳ xác nhận số dư tiền gửi và số dư trên sổ kế toán khớp nhau Nếu công ty của bạn lập báo cáo tài chính hàng tháng, hãy nhớ keonhacai keohay tra số dư của bạn Nếu chuyên gia như kế toán thuế tiến hành keonhacai keohay toán hàng tháng thì việc keonhacai keohay tra số dư do kế toán thuế thực hiện cũng là một thủ tục hữu hiệu
• (C) Con dấu ngân hàng và sổ tiết kiệm tiền gửi phải được quản lý riêng Nếu bạn giữ con dấu ngân hàng và sổ tiết kiệm của mình ở cùng một nơi, nguy cơ tiền gửi của bạn sẽ bị rút sẽ tăng lên

Hình 2 Thiết lập các biện pháp keonhacai keohay bộ thay thế

Ngay cả khi sử dụng ngân hàng trực tuyến cũng cần thiết lập các quy tắc kinh doanh

• ① Người tạo dữ liệu chuyển tiền và người chịu trách nhiệm chuyển tiền (người ủy quyền) phải tách biệt
• ② Quản lý mật khẩu của bạn một cách hợp lý và không bao giờ cung cấp mật khẩu tạo dữ liệu truyền cho người phê duyệt
• ③ Để tránh rò rỉ mật khẩu, hãy thay đổi mật khẩu thường xuyên
• ④ Cũng giống như quản lý sổ ngân hàng, hãy keonhacai keohay tra số dư của bạn thường xuyên

Các công ty có chi nhánh, phòng kinh doanh thường mở tài khoản tại mỗi địa điểm và có nhiều tài khoản ngân hàng keonhacai keohay tra số dư của tất cả các tài khoản ngân hàng của bạn là một công việc khó khăn và bạn càng có nhiều tài khoản thì việc quản lý chúng đúng cách càng khó khăn hơn Tài khoản ngân hàng được quản lý tập trung tại trụ sở chính và việc giảm số lượng tài khoản càng nhiều càng tốt giúp giảm nguy cơ gian lận
Gần đây, việc kiểm tra số dư đã trở nên dễ dàng hơn bằng cách liên kết hệ thống kế toán và ngân hàng trực tuyến Bằng cách sử dụng dịch vụ ngân hàng trực tuyến, bạn có thể đơn giản hóa các hoạt động của mình và thiết lập các biện pháp keonhacai keohay bộ hiệu quả

2Quản lý biên nhận và thanh keonhacai keohay

Tem, tem doanh thu, vv được sử dụng thường xuyên nên có thể cất giữ trong nhà làm vật cất giữ Trong một số trường hợp, họ còn có thẻ trả trước và phiếu quà tặng để thúc đẩy doanh số bán hàng Đây đều là những tài sản có khả năng chuyển đổi cao thành tiền mặt và có thể chuyển đổi ngay thành tiền mặt bằng cách mang đến cửa hàng phiếu quà tặng, vv, khiến chúng dễ bị lừa đảo Những tài sản có khả năng chuyển đổi cao thành tiền mặt phải được cất giữ và quản lý trong két an toàn một cách thích hợp, vv và phải được sử dụng với sự chấp thuận và cho phép của cấp trên cũng như có hồ sơ thu chi

３Monitoring

Ngay cả trong số các công ty niêm yết, vẫn có trường hợp gian lận xảy ra ở các công ty con nhỏ hoặc công ty con ở nước ngoài và không được giám sát chặt chẽ Có nhiều trường hợp gian lận như tham ô đã bị bỏ qua trong nhiều năm vì người dân bỏ qua việc thường xuyên kiểm tra số dư tài khoản của mình Hãy cẩn thận với các chi nhánh và văn phòng bán hàng nhỏ không được giám sát tốt cũng như các địa điểm xử lý các tài sản có khả năng chuyển đổi cao như tiền mặt và phiếu quà tặng Là một phần của việc giám sát, việc thường xuyên đến các chi nhánh, văn phòng kinh doanh để kiểm tra số dư tài sản và hồ sơ thu chi là một thủ tục keonhacai keohay bộ quan trọng

4 Quản lý hệ thống kế keonhacai keohay

Để ngăn chặn gian lận, cần quản lý hợp lý các đặc quyền truy cập vào hệ thống kế keonhacai keohay và hạn chế việc nhập nhật ký đối với bất kỳ ai khác ngoài nhân viên kế keonhacai keohay và một số nhân sự cấp cao hơn Ngoài ra, theo nguyên tắc chung, không được phép điều chỉnh hồi tố các bút keonhacai keohay sau khi khóa sổ kế keonhacai keohay thông qua việc đóng sổ hàng tháng, vv Nếu phát hiện sai sót trong các bút keonhacai keohay nhật ký trước đây thì việc sửa chữa sẽ được thực hiện trong các bút keonhacai keohay của tháng hiện tại thay vì sửa trực tiếp các bút keonhacai keohay trong quá khứ
Có thể thực hiện các hành vi gian lận như biển thủ tiền mặt, hàng tồn kho, tem có khả năng chuyển đổi cao, tem doanh thu và các vật dụng lưu trữ khác bằng cách làm sai lệch sổ sách kế toán Ví dụ: nếu bạn thực hiện hành vi gian lận như tham ô sau khi keonhacai keohay tra xem số dư có khớp không và mục nhật ký thanh toán bị ẩn như mục nhật ký của tháng trước thì sẽ khó phát hiện gian lận
Ngay cả khi bạn nỗ lực hết sức để đảm bảo tính phù hợp của sổ sách kế toán của mình thông qua báo cáo tài chính hàng tháng và kiểm toán hàng tháng, độ tin cậy của sổ kế toán của bạn sẽ giảm nếu chúng có thể được sửa lại sau khi đóng Vì vậy, việc vô hiệu hóa các điều chỉnh sau khi kết thúc trong hệ thống kế toán là một biện pháp keonhacai keohay bộ quan trọng (kiểm soát quy trình kinh doanh CNTT)

Hình 3: Giả mạo sổ kế keonhacai keohay do điều chỉnh sau khóa sổ

5 Phần kết luận

Người ta cho rằng gian lận như tham ô thường là do sai sót trong thiết kế hệ thống keonhacai keohay bộ Nếu bạn không có đủ nguồn lực nội bộ, một cách là sử dụng các chuyên gia bên ngoài như kế toán thuế Để đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, vv và ngăn ngừa gian lận, cần thiết lập hệ thống keonhacai keohay bộ một cách thích hợp