Chính xác thì các keonhacai keohay bán hàng được tổ chức để làm gì? Khi bạn đặt câu hỏi này trong thế giới kinh doanh, câu trả lời phổ biến nhất là “để chia sẻ thông tin” Vậy mục đích của việc chia sẻ thông tin này là gì? Khi tôi chất vấn họ, họ nói: ``Hmm, rốt cuộc thì đó là để chia sẻ thông tin với mọi người''

Đó không phải là một câu chuyện vui, đó là một câu chuyện có thật

Mặc dù chia sẻ thông tin chỉ là một phương tiện để đạt được "mục tiêu" nhưng nó có xu hướng diễn ra theo cách riêng của nó ``Mục đích'' là giúp mỗi nhân viên bán hàng di chuyển dễ dàng hơn, chẳng hạn như thông qua các keonhacai keohay, điều này cuối cùng sẽ dẫn đến ``kết quả'' chẳng hạn như doanh số bán hàng Điều đáng ngạc nhiên là có rất nhiều trường hợp điều hiển nhiên này bị bỏ sót trong một keonhacai keohay bán hàng thông thường và cuối cùng nó chỉ là một “buổi trao đổi”

Bạn tụ tập mọi người để làm gì?

Hãy để tôi cho bạn một ví dụ cụ thể về một keonhacai keohay bán hàng tồi tệ

Khoảng 20 nhân viên bán hàng của Công ty X đang ngồi ở những chiếc bàn được sắp xếp theo hình chữ U Tôi có rất nhiều tài liệu trong tay

keonhacai keohay bắt đầu lúc 2 giờ chiều

Đầu tiên, người đứng đầu mỗi bộ phận báo cáo kết quả kinh doanh của tháng trước Hầu hết mọi người nhìn chằm chằm vào tài liệu trong tay và không cử động Sau khi báo cáo xong, hai hoặc ba người cấp cao sẽ đưa ra ý kiến Không có thành viên nào khác nói chuyện Tuy nhiên, một nhân viên trẻ là anh A đã lao vào giơ tay phát biểu Sau đó, một giám đốc điều hành đã khiển trách anh ta rằng: “Chúng tôi đã thử cách đó trước đây và nó không hiệu quả” Điều đó là không thể Hãy nghiên cứu thêm trước khi nói! Chắc chắn rồi” Anh A hoàn toàn chán nản và không nói gì sau đó

keonhacai keohay tiếp tục một cách uể oải, với nhiều tình trạng trật bánh trên đường đi

Đột nhiên, anh B, cũng còn trẻ, được người điều phối yêu cầu phát biểu, nhưng thấy hoàn cảnh khốn cùng của anh A, anh chỉ có thể nói: “Tôi nghĩ anh nói đúng”, như để tránh nói điều gì không cần thiết

Cuối cùng, keonhacai keohay sắp kết thúc, và người điều phối nói: “Bây giờ, những ai chưa từng phát biểu trước đây, xin vui lòng nói điều gì đó” Mọi người được khuyến khích phát biểu từ bên ngoài Có rất nhiều câu nói vô thưởng vô phạt như "Không có gì đặc biệt" và "Tôi nghĩ những gì vừa thảo luận là ổn" Không có ý kiến ​​​​xây dựng nào cả

Lúc đó là 5 giờ chiều, ba giờ sau khi bắt đầu, cuối cùng nó cũng đóng cửa Tất nhiên, những nhân viên bán hàng trẻ kiệt sức chẳng còn gì trong đầu cả

Tôi tự hỏi Bạn có ý kiến ​​gì không? Nói cách khác, thật khó hiểu tại sao mọi người lại tập trung lại trong một keonhacai keohay bán hàng Mặc dù vậy, ngày nay các keonhacai keohay bán hàng vẫn được tổ chức ở nhiều công ty

Đối với cuộc gặp gỡ này, ít nhất đối với anh A và những nhân viên bán hàng trẻ tuổi khác, chỉ cần liên lạc qua email là đủ Họ không cần phải có mặt tại keonhacai keohay

Vậy chính xác thì keonhacai keohay này có vấn đề gì? Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn

Trước hết, tốt nhất là tránh tổ chức keonhacai keohay dựa trên các tài liệu được phát Điều này là do khi mọi người nhìn xuống và đắm mình vào tài liệu, cảm giác tham gia của họ sẽ giảm đi Khi keonhacai keohay được tổ chức bằng máy chiếu hoặc thiết bị tương tự và mọi người đều nhìn lên, trọng tâm sẽ nhất quán hơn

Sau đó là cảnh báo cáo hiệu suất bán hàng Khi nói đến các keonhacai keohay bán hàng, như của Công ty X, tiêu chuẩn là bắt đầu bằng một báo cáo từ tuần hoặc tháng trước Tuy nhiên, có thực sự nên báo cáo tại các keonhacai keohay? Nếu có 10 phòng ban thì chỉ để báo cáo thôi sẽ mất rất nhiều thời gian

Nếu đúng như vậy, bạn có nên hoàn thành trước phần báo cáo này bằng cách duyệt qua cơ sở dữ liệu nội bộ hoặc qua email không? Quá khứ là nguồn học hỏi cho tương lai Sẽ thật lãng phí nếu dành phần lớn thời gian để báo cáo về quá khứ tại các keonhacai keohay bán hàng, nơi những nhân viên bán hàng ở tuyến đầu gần gũi nhất với khách hàng tập trung lại với nhau vì mọi lý do có thể xảy ra Điều chúng ta nên dành nhiều thời gian hơn cho tương lai

Hãy cẩn thận với những từ bị đóng băng!

Vậy chúng ta nên dành thời gian cho loại tương lai nào? Ví dụ: liệt kê những mối quan tâm và trở ngại đối với lịch trình của mỗi nhân viên bán hàng trong tuần hoặc tháng tới Và thảo luận với mọi người Ví dụ: các chủ đề hướng tới tương lai như cách lựa chọn và tiếp cận khách hàng mới để nhắm tới trong tương lai Nếu có thể, tốt hơn hết bạn nên viết nó lên bảng trắng khi tiếp tục

Khi làm như vậy, điều quan trọng là khuyến khích tự do ngôn luận Trường hợp của Công ty X, dù anh A dám lên tiếng nhưng những lời mắng mỏ của vị giám đốc điều hành lại khiến anh A lại im lặng như một con sò Nó có ý nghĩa nếu bạn suy nghĩ về nó một cách cẩn thận Nếu một người bình thường được nói những điều như “Hãy suy nghĩ trước khi nói!”, họ sẽ không muốn nói nữa

Nhân tiện, chúng tôi gọi những lời nói và hành động như lời nói giết chết nhận xét và ý tưởng của người khác như lời nói của người điều hành này là "đóng băng lời nói" Nếu bạn đóng băng bầu không khí bằng những lời nói đóng băng, rất khó có khả năng sẽ có một cuộc thảo luận sôi nổi sau đó Nói cách khác, keonhacai keohay trở nên rối loạn chức năng Mặc dù vậy, khi nói đến các keonhacai keohay bán hàng, người ta thường nghe thấy rất nhiều lời nói cứng nhắc Nếu đúng như vậy, chúng ta nên chia sẻ sự hiểu biết rằng `` cố định từ ngữ bị cấm '' và mỗi người nên nhìn nhận một cách khách quan lời nói của mình và nói '' Ồ, điều tôi vừa nói là từ ngữ cố định '' và nỗ lực ngăn chặn những từ ngữ cố định phát ra mà không nhận ra

Bây giờ chúng ta hãy quay lại chủ đề Khi nhân viên bán hàng tiết lộ những mối lo ngại và trở ngại trong tương lai, họ nên chờ đợi những lời thúc giục và chỉ trích Nếu một từ khiển trách hoặc đóng băng xuất hiện giữa chừng, tiến trình sẽ bị gián đoạn mà không hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng Sau khi mọi thứ đã xong, tất cả những người tham dự sẽ thảo luận xem có thể làm gì để giảm bớt những lo ngại này Điều tôi muốn bạn lưu ý ở đây là việc “bác bỏ vì mục đích bác bỏ” nên bị nghiêm cấm Hãy chắc chắn đưa ra một đề xuất phản đối khi đưa ra một tuyên bố Nếu bạn tạo ra những quy tắc như vậy, bạn có thể ngay lập tức bắt đầu có những cuộc thảo luận mang tính xây dựng

Tuy nhiên, trong trường hợp của Công ty X, mọi chuyện khó có thể dễ dàng như vậy Có tới 20 người tham dự, quá nhiều Các keonhacai keohay bán hàng thường có xu hướng có số lượng người lớn hơn các keonhacai keohay khác như keonhacai keohay lập kế hoạch, keonhacai keohay phát triển và keonhacai keohay điều hành Khi 20 người tụ tập lại với nhau thì việc lên tiếng trở nên khó khăn cả về tinh thần lẫn thể chất Thật không may, các keonhacai keohay thường chỉ có một vài người cụ thể phát biểu

Một cách hiệu quả để khắc phục vấn đề này là chia thành các đội

20 người được chia thành 5 đội, mỗi đội 4 người và mỗi nhóm thảo luận Người ta thường nói rằng khi số lượng người tham gia keonhacai keohay tăng lên từ năm người trở lên thì số lượng người ngoài cuộc chỉ lắng nghe sẽ tăng dần Lý thuyết cho rằng nếu dưới năm người có thể bày tỏ đầy đủ ý kiến ​​của mình, dù chỉ trong một khoảng thời gian ngắn, rồi cùng nhau thảo luận thì hầu như không có ai “chỉ nghe” hoặc “chỉ tham gia”

Hơn nữa, “thời gian” cũng rất quan trọng Thời gian cần thiết cho keonhacai keohay của Công ty X là 3 giờ Tất nhiên, điều đó còn tùy thuộc vào loại keonhacai keohay, nhưng một keonhacai keohay bán hàng thông thường nên kéo dài khoảng một giờ Các keonhacai keohay kéo dài khiến người tham gia khó tập trung và hơn hết, họ gặp bất lợi lớn từ góc độ hiệu quả chi phí Điều này có nghĩa là các keonhacai keohay cũng tốn kém Để tự mình thấy được điều này, bạn chỉ cần tính toán chi phí thực tế của một keonhacai keohay

Đầu tiên là chi phí nhân sự Tính bằng số lần tổ chức x số người tham gia x thời gian họp (hạn chế) x mức lương cá nhân thành viên (theo giờ) Nếu cộng thêm chi phí máy chiếu, màn hình, vv cũng như chi phí in ấn và đóng bìa liên quan đến việc tạo tài liệu, bạn sẽ thấy rằng một số tiền rất lớn được chi cho các keonhacai keohay

Xác định “quá trình ra quyết định”

Khi bạn nghĩ đến một keonhacai keohay bán hàng, điều đầu tiên bạn nghĩ đến là những con số Cụ thể hơn là hình ảnh một cấp dưới báo cáo số liệu và bị cấp trên khiển trách Tất nhiên, cũng có phương pháp khiển trách và động viên khích lệ Tuy nhiên, giống như câu “đóng băng” nói trên, bạn càng la mắng ai đó thì họ sẽ càng trở nên phòng thủ trước người bị mắng “Thứ thật” không bao giờ xuất hiện

Nếu đúng như vậy, thay vào đó chúng ta không nên khen ngợi và bày tỏ lòng biết ơn đối với những thành viên đã bộc lộ những vấn đề rõ ràng với ý định khiển trách họ sao? Về mặt tâm lý, lời khen ngợi làm tăng mong muốn được công nhận của một người Có vẻ như khi mọi người cảm thấy mình được công nhận, họ sẽ có động lực để làm việc chăm chỉ hơn Yoshiba: Ngay cả khi có tình huống phải khiển trách, anh ấy sẽ dễ dàng chấp nhận hơn sau khi nhận được lời khen ngợi ở lĩnh vực khác

Một điều nữa tôi muốn bạn nhận ra là tầm quan trọng của việc “quyết định như thế nào” Không có gì lãng phí hơn một keonhacai keohay kết thúc đột ngột mà không đạt được kết quả gì Cuối cùng ai sẽ quyết định như thế nào? Bằng cách làm cho quá trình ra quyết định trở nên rõ ràng, bạn có thể tránh được những kết quả không rõ ràng

Tuy nhiên, cá nhân tôi cho rằng “bỏ phiếu đa số” nguy hiểm một cách đáng ngạc nhiên Có áp lực ngang hàng trong nhóm và có tâm lý “mọi người (sếp của tôi) đồng ý với tôi, vì vậy tôi nên đồng ý với điều đó” Nếu điều này xảy ra, tổ chức sẽ đưa ra quyết định sai lầm Đã quá muộn để tranh luận, ``Lúc đó tôi nghĩ khác''

Tùy thuộc vào tình hình, nhưng cuối cùng, tôi nghĩ sẽ an toàn nếu chọn phong cách do người lãnh đạo quyết định vào thời điểm đó Nó cũng có ưu điểm là làm rõ ai là người chịu trách nhiệm và khuyến khích người tham gia lên tiếng tích cực hơn

Trong mọi trường hợp, như tôi đã thảo luận chi tiết cho đến nay, để làm cho các keonhacai keohay bán hàng trở nên hữu ích, cần phải “thiết kế keonhacai keohay một cách cẩn thận” Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng trước, thực thi các quy tắc khuyến khích các ý kiến ​​tích cực trong các keonhacai keohay và sau keonhacai keohay, hãy đo lường xem hành vi của nhân viên bán hàng có thay đổi hay không và liệu điều này có dẫn đến kết quả hay không Nói tóm lại, mục tiêu là kết quả (bán hàng)

(Phỏng vấn/Sáng tác/Tạp chí này/Futaka Takane)

Được xuất bản trong “Quản lý chiến lược” số tháng 10 năm 2006