[Trường hợp 2]Số hóa thủ tục hành chính dưới góc nhìn keonhacai người dân

──Vui lòng cho chúng tôi biết hiện trạng nỗ lực keonhacai bạn trong việc số hóa các thủ tục hành chính

Mori KoshiThành phố Nasu-Shiobara đã thành lập Bộ phận Xúc tiến Kỹ thuật số vào tháng 3 năm 2021, có tính đến những thay đổi trong điều kiện xã hội do tiến trình số hóa và vào tháng 3 năm sau, đã xây dựng "Chiến lược Xúc tiến DX" và "Kế hoạch Hành động Chiến lược Quảng cáo (Kế hoạch Thực hiện)" đặt ra trạng thái mà chúng ta nên hướng tới Với mục tiêu tạo ra một Thành phố Nasu-Shiobara mới, bền vững, nơi người dân có thể thực hiện các hoạt động keonhacai mình một cách an toàn và thuận tiện thông qua số hóa, chúng tôi đang thực hiện nhiều biện pháp khác nhau dựa trên ba chính sách cơ bản: 1) Cải thiện sự thuận tiện keonhacai dịch vụ công dân, 2) Cải thiện hiệu quả hành chính và cải cách phong cách làm việc, và 3) Thúc đẩy DX trong cộng đồng địa phương
Số hóa các thủ tục hành chính cũng đang được thúc đẩy như một phần keonhacai nỗ lực này Hiện tại, ngoài việc triển khai "Bộ đếm không ghi" tại văn phòng chính và từng chi nhánh/văn phòng phụ, chúng tôi còn cung cấp "Bộ đếm mọi nơi tại thành phố Nasu-Shiobara" cho các ứng dụng trực tuyến Để thúc đẩy các sáng kiến ​​này trên toàn cơ quan, chúng tôi đã thành lập Trụ sở Xúc tiến DX, do phó thị trưởng đứng đầu và bao gồm người đứng đầu từng sở Ngoài ra, khoảng 50 nhân viên do mỗi bộ phận đề xuất sẽ được bổ nhiệm làm nhân viên xúc tiến DX và chịu trách nhiệm điều tra và nghiên cứu xuyên tổ chức về các vấn đề thực tế cũng như liên lạc và phối hợp

Không viết được nhờ thao tác linh hoạt

──Xin vui lòng cho chúng tôi biết mục đích keonhacai việc giới thiệu “Bàn Không Viết” và tình hình hiện tại

Mori KoshiChúng tôi tin rằng việc đơn giản hóa các thủ tục truy cập là một đề xuất quan trọng nhằm cải thiện sự thuận tiện keonhacai các dịch vụ công dân Nhìn vào tình hình hiện tại, cần phải điền cùng một thông tin như tên và địa chỉ vào mẫu đơn nhiều lần cho mỗi thủ tục, đồng thời có rất nhiều loại mẫu đơn và thông tin cần điền rất chi tiết, khiến những người chưa quen với thủ tục và công dân nước ngoài rất khó hiểu Do đó, các đơn đăng ký phải được sửa chữa hoặc trả lại và nhu cầu cấp thiết là giảm bớt gánh nặng cho cả người dân và nhân viên Bản thân tôi từng phụ trách cục thuế và khi nhìn thấy tình trạng này, tôi nghĩ: ``Có cách nào để sử dụng hệ thống hiệu quả hơn không?''
Với việc ra đời các quầy không dùng giấy tờ lan rộng khắp cả nước sau đại dịch coronavirus, thành phố đã quyết định giới thiệu chúng nhằm đơn giản hóa thủ tục quầy, giảm bớt gánh nặng cho người dân và nâng cao hiệu quả làm việc cho nhân viên Áp dụng "Hệ thống truy cập dễ dàng" có thể liên kết với hệ thống đăng ký cư trú keonhacai thành phố, dịch vụ này bắt đầu hoạt động vào tháng 10 năm 2022 với một số thủ tục tại văn phòng chính quyền trung ương Vào tháng 10 năm sau, dịch vụ này bắt đầu được sử dụng cho một số thủ tục tại Tòa nhà Chính phủ Nishinasuno, Tòa nhà Chính phủ Shiobara và Văn phòng Chi nhánh Houkine và hiện đang được sử dụng cho 42 thủ tục tại 9 đơn vị Số lượng sử dụng là 20000 vào năm 2013 và 10000 vào cuối tháng 9 năm nay, khiến nó trở thành một điểm dịch vụ liên lạc mới đã dần được thiết lập

─Ngay cả sau khi ra mắt, chúng tôi vẫn nỗ lực tiếp tục cải thiện dịch vụ bằng cách mở rộng phạm vi thủ tục áp dụng và tăng số lượng đầu mối liên hệ

Mori KoshiYếu tố quan trọng nhất đằng sau việc thăng tiến là phản ứng từ người dân Chúng tôi tin rằng những đánh giá keonhacai những công dân đã sử dụng các quầy không viết tay đã tạo động lực cho nhân viên, dẫn đến việc mở rộng các quầy và thủ tục đủ điều kiện
Ngoài ra, sự hiểu biết dễ dàng về các dịch vụ là một điểm quan trọng trong việc cải thiện sự hài lòng keonhacai người dân Vì vậy, chúng tôi đã quyết định cung cấp dịch vụ giống nhau bất kể văn phòng trung tâm hay văn phòng chi nhánh để người dân không bị nhầm lẫn Tuy nhiên, đây hóa ra lại là một nhiệm vụ khó khăn một cách đáng ngạc nhiên Lúc đầu, chúng tôi nghĩ rằng có thể đơn giản áp dụng kết quả keonhacai văn phòng trung tâm, nhưng việc đó không suôn sẻ Vì lý do này, tôi đã trực tiếp đến địa điểm này nhiều lần, làm việc để tổ chức và thiết lập từng quy trình công việc cũng như thúc đẩy sự hiểu biết
Về mặt cải tiến hoạt động, chúng tôi có hiểu biết chung là không được phép viết và cách mỗi bộ phận phản hồi bằng cách sử dụng điều này là linh hoạt tùy thuộc vào từng tình huống, chẳng hạn như người dùng và nội dung keonhacai quy trình Chẳng hạn, Chi cục Thuế đã dỡ bỏ toàn bộ bàn thông tin và lắp đặt máy tính bảng tại các quầy giao dịch Tại Phòng Công vụ, một nửa số bàn thông tin đã được dỡ bỏ và lập một quầy mới dành cho những người không muốn ghi thông tin, yêu cầu công dân nhập thông tin Mặt khác, tại Ban Phúc lợi Người cao tuổi, các nhân viên luôn lắng nghe và nhập thông tin nên ngay cả những người không rành về công nghệ số cũng có thể yên tâm Ngoài ra, Bộ phận Hỗ trợ Chăm sóc Trẻ em còn có thể in các mẫu đơn trống chỉ bằng một cú nhấp chuột, trong trường hợp cần phải có đơn viết tay Điều này cũng dẫn đến giảm bớt nỗ lực liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho keonhacai các mẫu đơn đăng ký bằng giấy

Không chỉ nộp đơn trực tuyến

──Trạng thái keonhacai “Dokodemo Madoka” là gì?

Mori KoshiDịch vụ “Dokodemo Madoka” bắt đầu hoạt động từ tháng 6 năm 2023 Mục tiêu cuối cùng là hoàn thành thủ tục hành keonhacai trực tuyến Hiện tại, chúng tôi cung cấp hơn 100 loại thủ tục cho các cá nhân tại bất kỳ thời điểm nào Thanh toán trực tuyến cũng có sẵn để cấp giấy chứng nhận và đăng ký thu gom rác thải cồng kềnh Hơn 3958 người dùng đã đăng ký và số lượng đơn đăng ký đã lên tới 5528 tính đến cuối tháng 11
Ngoài ra, chúng tôi tin rằng Bộ đếm mọi nơi không chỉ dành cho các ứng dụng mà còn đóng vai trò là ''cửa vào'' cho các thủ tục hành keonhacai Về vấn đề này, ``Hệ thống ứng dụng thông minh'', tạo thành một bộ đếm ở bất cứ đâu, có chức năng hướng dẫn quy trình hướng người dùng đến các hệ thống ứng dụng điện tử khác như Mynaportal Chúng tôi cũng chấp nhận đặt chỗ cho các cuộc phỏng vấn và tư vấn bằng cách sử dụng chức năng đặt trước tại quầy Hơn nữa, đối với việc kiểm tra nhà do Cục Thuế Tài sản thực hiện, chỉ giới hạn cho những người đủ điều kiện, trang đăng ký có thể được mở trực tiếp từ mã QR được in trên thông báo
Mặc dù chúng tôi không thể hoàn toàn chuyển sang trực tuyến nhưng chúng tôi đang cố gắng tận dụng nó một cách hiệu quả từ góc độ keonhacai người dân

──Bạn đang làm gì để liên tục mở rộng dịch vụ keonhacai mình?

Mori KoshiĐiều quan trọng là tạo ra một môi trường khuyến khích nhân viên Bộ phận Xúc tiến Kỹ thuật số có thể hỗ trợ như đào tạo vận hành hệ thống cho nhân viên khi họ tạo các mẫu đơn đăng ký, nhưng không thể giải quyết hết các vấn đề hành keonhacai Về mặt này, tôi tin rằng nhận thức thực tế là quan trọng Vì lý do này, chúng tôi đang cố gắng cung cấp hỗ trợ giúp trực quan hóa các ứng dụng trực tuyến dễ dàng hơn bằng cách chia sẻ các ví dụ nâng cao với các tổ chức và bộ phận khác
Ví dụ: chúng tôi đã tạo một tập hợp các liên kết dành cho các tổ chức cung cấp dịch vụ ứng dụng trực tuyến sử dụng cùng hệ thống với Thành phố Nasu-Shiobara và đang cung cấp nó trong cơ quan Ngoài ra, chúng tôi chia sẻ các ví dụ sử dụng từ mỗi bộ phận Ví dụ: Bộ phận Trung hòa Carbon đã chấp nhận đơn đăng ký trực tuyến để nhận trợ cấp cho dự án xúc tiến mua thiết bị gia dụng tiết kiệm năng lượng keonhacai chính thành phố Đây là trường hợp đầu tiên thành phố đăng ký trực tuyến các đơn xin trợ cấp và là một ví dụ về cách ngay cả các đơn phức tạp, chẳng hạn như những đơn yêu cầu tệp đính kèm như biên lai, cũng có thể được thực hiện trực tuyến

Cải cách sân sau cũng đang được xem xét

──Các vấn đề hiện tại và nỗ lực giải quyết chúng là gì?

Mori KoshiTôi nghĩ chúng ta đã tiến được một bước lớn trong việc giảm bớt gánh nặng cho người dân liên quan đến quầy không ghi chữ
Hơn nữa, nhờ hoạt động này, các nhân viên đã bày tỏ quan điểm rằng họ muốn sử dụng dữ liệu ứng dụng ở sân sau để giảm bớt khối lượng công việc và tôi cảm thấy rằng nhận thức về việc sử dụng dữ liệu trong toàn bộ doanh nghiệp đã dần lan rộng Trên thực tế, chúng tôi ngày càng nhận được nhiều câu hỏi từ mỗi bộ phận liên quan đến việc sử dụng hệ thống và trong những trường hợp như vậy, chúng tôi tổ chức các buổi học riêng lẻ
Mặt khác cũng có ý kiến ​​cho rằng viết nhanh hơn Đây là vấn đề cần được giải quyết thường xuyên nhưng một trong những yếu tố được cho là do thiếu hiểu biết về công nghệ kỹ thuật số và thiếu xác minh các luồng kinh doanh Để giải quyết vấn đề này, điều quan trọng là phải cải thiện kỹ năng kỹ thuật số keonhacai họ và thay đổi suy nghĩ keonhacai họ một cách tích cực bằng cách suy nghĩ, ``Hãy cố gắng làm việc chăm chỉ một chút cho tương lai''
Do đó, ngoài việc giới thiệu các ví dụ đào tạo hệ thống và cải tiến kinh doanh từ các bộ phận khác thông qua các buổi học cá nhân, chúng tôi cũng đang xem xét việc tạo ra các hướng dẫn cho nhân viên tóm tắt cách sử dụng hệ thống một cách dễ hiểu Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ làm tăng số lượng các trường hợp hệ thống được sử dụng hiệu quả để cải thiện hoạt động kinh doanh
Ngoài ra, về mặt giảm bớt tình trạng tắc nghẽn tại quầy, chúng tôi rất mong muốn được hợp tác giữa các đơn đăng ký trước từ bất kỳ quầy nào và các quầy không yêu cầu biểu mẫu bằng văn bản
Hơn nữa, tôi nghĩ tình huống lý tưởng cho cả người dân và nhân viên là tạo ra một quầy mà người dân không cần phải đến Một cách để thực hiện việc này là thông qua Bộ đếm mọi nơi Ngoài việc mở rộng các thủ tục có sẵn, chúng tôi cũng có kế hoạch bổ sung thêm các phương thức thanh toán và triển khai phát hành trực tuyến bằng chữ ký điện tử nhằm mục đích hoàn thiện thủ tục trực tuyến

─ Những nỗ lực cũng đang được tiến hành để kết nối quầy cấm viết với những cải cách ở sân sau

Mori KoshiThành phố đã tích cực làm việc về BPR một thời gian và chúng tôi tin rằng quầy không viết có hiệu quả trong việc cải thiện hoạt động kinh doanh không chỉ ở sân trước mà còn ở sân sau Những thách thức này đã bắt đầu hình thành từng chút một
Đối với các thủ tục được chấp nhận tại văn phòng trung tâm và các văn phòng chi nhánh, có vấn đề với các đơn đăng ký bằng giấy, chẳng hạn như sự rắc rối khi gửi chúng giữa các văn phòng và khó khăn trong việc quản lý tiến độ tổng thể Về vấn đề này, bằng cách chấp nhận đơn đăng ký dưới dạng dữ liệu, không cần phải gửi tài liệu giấy và hệ thống cũng có thể quản lý tiến độ tổng thể
Ngoài ra, từ tháng 11 năm 2014, chúng tôi đã bắt đầu thử nghiệm cộng tác theo chiều ngang (cộng tác dữ liệu), trong đó Phòng Công dân ban hành bảng hướng dẫn thủ tục khi đăng ký chuyển trường và dữ liệu ứng dụng sẽ được sử dụng trong các thủ tục phân chia tiếp theo Chúng tôi sẽ bắt đầu từ việc nhỏ với việc di chuyển ra vào, nhưng chúng tôi hy vọng điều này sẽ giúp giảm lượng thời gian người dân ở lại thành phố và giúp họ không phải bỏ lỡ các thủ tục Hơn nữa, chúng tôi hy vọng sẽ mở rộng hơn nữa sự hợp tác dữ liệu để chuẩn bị cho việc khai trương tòa nhà keonhacai phủ mới (dự kiến ​​vào năm 2027) và đã bắt đầu xem xét `` trạng thái lý tưởng '' đồng thời để mắt đến những phát triển trong tương lai như tiêu chuẩn hóa hệ thống

──Hãy cho chúng tôi biết về kế hoạch tương lai keonhacai bạn

Mori KoshiThành phố hiện đang xem xét lại chiến lược xúc tiến chuyển đổi số keonhacai mình Nhìn lại những nỗ lực cho đến nay, vẫn còn tồn tại những vấn đề như: (1) sự khác biệt về nhận thức số hóa trong tổ chức đang cản trở việc thúc đẩy DX trong toàn cơ quan, (2) có sự chênh lệch trong nhận thức về thúc đẩy DX giữa bộ phận xúc tiến DX và từng bộ phận, và (3) còn sự miễn cưỡng trong cải cách có xu hướng đi theo tiền lệ, thiên về duy trì hiện trạng Vì vậy, trong chiến lược mới, “Hướng dẫn hành động chuyển đổi số cho nhân viên” sẽ được xây dựng song song với kế hoạch nhằm tạo động lực cho tất cả các cơ quan cùng nhau làm việc như một
DX bắt đầu bằng việc tổ chức một cách có hệ thống công việc keonhacai từng bộ phận và trực quan hóa các quy trình cũng như vấn đề kinh doanh Nói bằng lời thì dễ nhưng thực tế lại khó thực hiện được Chúng tôi cũng đang làm việc thông qua thử nghiệm và sai sót Tuy nhiên, khi chúng tôi tiếp tục đạt được những thành công nhỏ, suy nghĩ keonhacai nhân viên dần thay đổi Với tư cách là người phụ trách quảng bá, tôi muốn tiếp tục hỗ trợ quảng bá DX nhằm giải quyết các vấn đề mà người dân, chính phủ và khu vực phải đối mặt, bằng cách kết hợp các nỗ lực từ chính quyền địa phương khác và những đổi mới từ từng bộ phận trong cơ quan, đồng thời chia sẻ và triển khai chúng trong cơ quan