Phần 1 Quy trình phản hồi việc keonhacai keohay hồ sơ điện tử bắt buộc

Từ những năm kinh doanh bắt đầu vào hoặc sau ngày 1 tháng 4 năm 2020, "yêu cầu keonhacai keohay hồ sơ điện tử" đã bắt đầu áp dụng đối với các tập đoàn có vốn trên 100 triệu yên Tôi sẽ bỏ qua các chi tiết về hệ thống bắt buộc nhưng sẽ giải thích những bước chuẩn bị bạn cần thực hiện khi sử dụng tờ khai thuế điện tử

1 Tổng quan về keonhacai keohay hồ sơ điện tử (e-Tax/eLTAX)

(1) Các thủ tục chính hiện có

Có thể áp dụng nhiều thủ tục khai báo và thủ tục đăng ký/thông báo khác nhau cho cả thuế quốc gia và thuế địa phương Về thuế địa phương, thủ tục do chính quyền địa phương cung cấp có đôi chút khác nhau Tất cả chính quyền địa phương đều có thể chấp nhận thuế tỉnh, thuế thành phố và thuế kinh doanh, do đó, luôn có môi trường để các tập đoàn keonhacai keohay thuế điện tử cho cả thuế quốc gia và thuế địa phương

(2) Giờ có thể keonhacai keohay hồ sơ điện tử

Việc khai thuế điện tử được thực hiện 24 giờ một ngày vào các ngày trong tuần, nhưng việc khai thuế địa phương được thực hiện từ 8:30 sáng đến nửa đêm vào các ngày trong tuần Vào Thứ Bảy cuối cùng của mỗi tháng và Chủ Nhật tiếp theo, thuế quốc gia và thuế địa phương được áp dụng từ 8:30 đến 24:00 Vui lòng kiểm tra xem có khả năng nó sẽ đưa bạn đến muộn vào ban đêm hoặc cuối tuần hay không
Ngoài ra, các khoản mục thuế như thuế doanh nghiệp có thể được chấp nhận vào Thứ Bảy và Chủ nhật, cũng như trong kỳ khai thuế thu nhập cuối cùng đối với thuế quốc gia và trong báo cáo thanh toán tiền lương và kỳ khai thuế tài sản khấu hao đối với thuế địa phương, vì vậy vui lòng kiểm tra trang web Thuế điện tử và eLTAX

(3) Các mục bắt buộc khi keonhacai keohay hồ sơ điện tử

Kiểm tra những gì cần thiết để thực hiện keonhacai keohay thuế điện tử quốc gia và địa phương

Hệ thống khai thuế điện tử quốc gia

• Giấy chứng nhận điện tử của người đại diện
  Gần đây, chữ ký có thể được ký bởi giám đốc điều hành và nhân viên được người đại diện ủy quyền Trong trường hợp này cần có "giấy ủy quyền điện tử" ở dạng PDF có chữ ký điện tử của người đại diện Ngoài ra, chứng chỉ điện tử của người quản lý kế toán không còn cần thiết đối với các khoản thuế như thuế doanh nghiệp mà đã có chỗ để đóng dấu của người quản lý kế toán
• Số nhận dạng người dùng/Mã PIN duy nhất/Mã xác nhận thuế
  Nó sẽ được cấp khi bạn bắt đầu thủ tục keonhacai keohay đơn điện tử, vì vậy vui lòng giữ nó ở nơi an toàn
• Đầu đọc thẻ IC
  Chỉ bắt buộc khi sử dụng chứng chỉ điện tử dạng thẻ như Thẻ My Number

Hệ thống khai thuế điện tử địa phương

• Chứng nhận điện tử của người đại diện
  Đối với thuế địa phương, chữ ký cũng có thể được ký bởi giám đốc điều hành và nhân viên được người đại diện ủy quyền Trong trường hợp này, hãy điền các thông tin cần thiết theo định dạng mong muốn, đóng dấu của người đại diện và chuyển sang định dạng PDF Không bắt buộc phải cung cấp chữ ký điện tử cho giấy ủy quyền
• ID người dùng/Mã PIN duy nhất
  Mặc dù cách diễn đạt khác nhau nhưng bạn có thể lấy được thông tin này trong quá trình bắt đầu keonhacai keohay hồ sơ điện tử, chẳng hạn như mã số nhận dạng người sử dụng thuế quốc gia
• Đầu đọc thẻ IC
  Tương tự như thuế quốc gia

Nếu kế toán thuế ký văn bản thì công ty sẽ không gửi chữ ký điện tử mà văn bản sẽ được gửi thay cho kế toán thuế Trong trường hợp đó, cố vấn thuế của bạn đã hoàn tất việc chuẩn bị trước, vì vậy bạn nên kiểm tra với họ

2 Quy trình từ chuẩn bị đến thực hiện hồ sơ điện tử

(1) Luồng quy trình

Có các hạng mục thực hiện chung và các hạng mục thực hiện đối với thuế quốc gia và địa phương
Cụ thể, quy trình như trong sơ đồ bên dưới Có vẻ như có rất nhiều việc phải làm nhưng nếu bạn làm từng việc một thì không khó lắm
Trước hết, cần phải có chứng chỉ điện tử, chứng chỉ này phổ biến đối với cả thuế quốc gia và địa phương

(2) Chứng chỉ điện tử

Chứng thư điện tử được sử dụng cho các mục đích như xác minh danh tính, chống giả mạo để keonhacai keohay hồ sơ khai thuế điện tử một cách an toàn và có giá trị tương đương với “con dấu” trong thủ tục giấy
Các chứng chỉ kỹ thuật số thường được sử dụng bao gồm những điều sau đây

• Chứng chỉ điện tử "Hệ thống chứng nhận điện tử dựa trên đăng ký thương mại"
  Thời hạn hiệu lực: 3 tháng đến 27 tháng
• “Thẻ mã số cá nhân (Thẻ mã số của tôi)”
  Thời hạn hiệu lực: Đến sinh nhật thứ 5 sau ngày cấp
• Chứng chỉ điện tử được tạo bởi cơ quan chứng nhận liên quan đến dịch vụ xác thực điện tử TDB Loại A
  Loại lưu trữ thẻ IC
• Chứng chỉ điện tử do cơ quan chứng nhận tạo ra liên quan đến dịch vụ xác thực tương thích đấu thầu điện tử TOiNX
  Loại lưu trữ thẻ IC
• Chứng chỉ điện tử được tạo bởi tổ chức phát hành chứng chỉ liên quan đến dịch vụ AOSign
  Loại lưu trữ thẻ IC
• Chứng chỉ điện tử được tạo bởi cơ quan đăng ký chứng nhận điện tử vận ​​hành "hệ thống chứng nhận điện tử dựa trên đăng ký thương mại" liên quan đến dịch vụ thẻ xác thực doanh nghiệp
  Loại lưu trữ thẻ IC
• Chứng chỉ điện tử được tạo bởi "cơ quan chứng nhận liên quan đến dịch vụ e-Probatio PS2"
  Loại lưu trữ thẻ IC

Những chứng chỉ điện tử này có thể được sử dụng làm chữ ký điện tử cho cả tờ khai thuế quốc gia và địa phương
Khi lấy chứng chỉ mới, hãy quyết định nên lấy chứng chỉ điện tử nào và kiểm tra quy trình cấp trên trang web của tổ chức phát hành
Các loại có thể được chia đại khái thành loại tệp điện tử và loại thẻ IC Nếu là loại thẻ IC, bạn sẽ cần đầu đọc/ghi thẻ IC để đọc chứng chỉ
Thủ tục cấp chứng chỉ và mua đầu đọc/ghi thẻ IC có thể mất thời gian, vì vậy điều quan trọng là phải chuẩn bị sớm
Mặc dù có nhiều loại chứng chỉ điện tử nhưng loại chứng chỉ điện tử phổ biến nhất mà các doanh nghiệp có được là chứng chỉ điện tử của “Hệ thống chứng nhận điện tử dựa trên đăng ký thương mại” có màu đỏ
Bạn có thể đã nhận được chứng chỉ điện tử thông qua đấu thầu điện tử, vv, vì vậy vui lòng kiểm tra với bộ phận liên quan để xem công ty của bạn đã nhận được chứng chỉ điện tử hay chưa

(3) Về quy định quản lý chứng chỉ điện tử

Cần xem xét cách quản lý chứng thư điện tử giống như con dấu đại diện Cần thiết lập các quy tắc quản lý liên quan đến bộ phận nào sẽ lưu trữ thông tin và các quy trình nội bộ cần tuân thủ khi sử dụng thông tin đó Có nhiều cách giải quyết khác nhau, chẳng hạn như sửa đổi các quy định về con dấu hoặc tạo ra các quy định quản lý mới Bạn có thể tải xuống mẫu miễn phí quy định quản lý chứng chỉ điện tử trên trang web của keonhacai keohay, vui lòng xem qua
"Sách hướng dẫn tuân thủ việc keonhacai keohay hồ sơ điện tử bắt buộc"

(4) Mẫu thông báo về các quy định đặc biệt khi keonhacai keohay thuế điện tử

Mẫu thông báo này được gửi bởi một công ty phải tuân theo các yêu cầu về keonhacai keohay đơn điện tử Việc này phải được keonhacai keohay cho cơ quan thuế có thẩm quyền trong vòng một tháng kể từ ngày số vốn, vv vượt quá 100 triệu yên trong một năm kinh doanh bắt đầu vào hoặc sau ngày 1 tháng 4 năm 2020 Việc này được gửi riêng với thông báo khai thuế quốc gia điện tử được giải thích ở mục (5) bên dưới Nếu bạn là một công ty được yêu cầu keonhacai keohay hồ sơ điện tử, hãy cẩn thận để không bỏ sót bất kỳ hồ sơ keonhacai keohay nào Đệ trình có thể bằng văn bản
Xin lưu ý rằng biểu mẫu nhập liệu có thể được tải xuống từ trang chủ của keonhacai keohay, vì vậy hãy tận dụng nó
Mẫu nhập “Mẫu thông báo về các quy định đặc biệt đối với khai thuế điện tử”

(5) Thông báo khai thuế quốc gia điện tử

Các công ty bắt đầu sử dụng hồ sơ thuế quốc gia điện tử phải gửi thông báo bắt đầu Có hai phương pháp bắt đầu thông báo:

• Thông báo trực tuyến từ trang chủ Cơ quan Thuế Quốc gia *Phần mềm e-Tax (phiên bản WEB)
• Mang hoặc gửi "Mẫu thông báo khai thuế/bắt đầu keonhacai keohay thuế (thay đổi, vv) điện tử" đến cơ quan thuế

Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu quy trình sử dụng phần mềm khai thuế điện tử thông báo trực tuyến (phiên bản WEB)

Click vào phần mềm Thuế điện tử (bản WEB) tại mục “Từng phần mềm” trên trang chủ thuế điện tử
Lần đầu tiên sử dụng"Khi sử dụng phần mềm Thuế điện tử (phiên bản WEB)"
Menu trên cùng của phần mềm e-Tax (phiên bản WEB)　 *Đối với những người sử dụng e-Tax lần đầu tiên, hãy chọn "Công ty" từ nút "Tạo/Gửi biểu mẫu thông báo bắt đầu"

Tiếp theo, nhập thông tin thông báo như tên công ty và số PIN
Những điểm cần lưu ý ở đây như sau

• Số PIN (bắt buộc)
  Đăng ký "mã PIN duy nhất" để đăng nhập vào hệ thống tiếp nhận thuế quốc gia, sử dụng ít nhất 8 đến 50 chữ số và chứa ít nhất một chữ cái và số viết thường nửa độ rộng
• Số xác nhận keonhacai keohay thuế (bắt buộc)
  Đăng ký bất kỳ số nửa chiều rộng có 6 chữ số nào Điều này cần thiết để bệnh viện chính xác nhận khi thực hiện thanh toán thuế điện tử
• Tên Kana để keonhacai keohay thuế (bắt buộc)
  Khi thực hiện keonhacai keohay thuế điện tử, nhập tên sẽ hiển thị trên màn hình ngân hàng internet, vv, sử dụng tối đa 24 ký tự viết hoa nửa độ rộng Không thể sử dụng chữ thường "ｯ", ký tự có độ rộng đầy đủ "TS" và âm thanh dài "-"

Nó sẽ được gửi sau khi xác nhận đầu vào, nhưng "Số nhận dạng người dùng" và "Mật khẩu" sẽ được hiển thị trên màn hình ngay sau khi gửi Hãy nhớ in hoặc lưu lại để không quên
Sau đó, bạn sẽ cần phải đăng ký trước chứng chỉ điện tử trước khi gửi dữ liệu khai thuế điện tử Nếu bạn đang sử dụng hệ thống keonhacai keohay thì trong hệ thống có chức năng đăng ký chứng chỉ điện tử nên bạn hãy sử dụng chức năng đó nhé Từ nay không cần sử dụng phần mềm Thuế điện tử nữa

(6) Thông báo khai thuế địa phương điện tử

Thông báo sử dụng thuế địa phương (eLTAX) chỉ có thể được thực hiện trực tuyến, không giống như thuế quốc gia
Nhấp vào "PCdesk (phiên bản WEB)" ở đầu màn hình từ trang chủ eLTAX Thông báo "Thiết lập nâng cao chưa hoàn tất" sẽ hiển thị nhưng hãy đóng nó lại và chọn Thông báo sử dụng (Mới) ở phía dưới bên trái màn hình

Sau khi đồng ý với các điều khoản sử dụng, chọn người keonhacai keohay thuế (tập đoàn)
Sau đó, bạn sẽ chọn điểm đến gửi, nhưng ngay cả khi có nhiều quận hoặc thành phố đích đến, bạn sẽ cần gửi thông báo sử dụng cho một trong số họ Thông thường, bạn sẽ chọn quận của văn phòng chính
*Nếu bạn ở Tokyo, vui lòng không chọn phường

Tiếp theo, nhập thông tin thông báo như tên công ty và số PIN
Ghi chú ở đây như sau

• Thông tin liên hệ
  Nhập địa chỉ email để nhận thông báo từ eLTAX Nhấp vào nút "Xác nhận gửi" và khi bạn đã nhận được email kiểm tra, hãy chọn "Tôi đã xác nhận đã nhận được email kiểm tra"
• mã PIN
  Nhập số PIN (tùy chọn) được sử dụng cho eLTAX
• Lý do thông báo
  Chọn "Bắt đầu sử dụng eLTAX"
• Thông tin về thủ tục/đích gửi
  Chọn "Sử dụng mục thuế", "Văn phòng keonhacai keohay hồ sơ, vv", "Địa chỉ hoặc nơi chịu thuế của văn phòng kinh doanh hoặc người trả lương" và nhấn nút "Thêm"

*Xin lưu ý rằng nút "Tiếp theo" sẽ không được hiển thị trừ khi bạn nhấn nút Thêm

Cuối cùng chọn chứng chỉ số để sử dụng Thuế quốc gia có thể được đăng ký sau đó, nhưng thuế địa phương yêu cầu phải đăng ký chứng chỉ điện tử tại thời điểm keonhacai keohay đơn
Sau khi xác nhận đầu vào, nó sẽ được gửi Ngay sau khi gửi, "ID người dùng" và "Mật khẩu" của bạn sẽ được hiển thị trên màn hình Hãy nhớ in hoặc lưu lại để không quên
Mặc dù thuế quốc gia có thể được sử dụng trong cùng ngày nhưng thuế địa phương chỉ có thể được sử dụng sau khi nhận được email xác nhận Bạn sẽ nhận được email xác nhận việc hoàn thành đánh giá sớm nhất là vào ngày hôm sau hoặc muộn nhất là trong vài ngày