[trường hợp người dùng] Cải thiện hiệu quả hoạt động liên quan đến quản lý hành nhan dinh bong da keonhacai thông qua gia hạn hệ thống

Okuyama Yoshihiro Chánh

──- Thành phố gần đây đã trải qua một đánh giá về hệ thống kế toán tài nhan dinh bong da keonhacai của mình. Xin vui lòng cho chúng tôi biết bạn đã thực hiện quá trình chuyển đổi như thế nào.

OkuyamaHệ thống kế toán tài nhan dinh bong da keonhacai mà tôi đã sử dụng cho đến bây giờ được xây dựng vào năm 1995 như một cài đặt hệ thống nội bộ và thiếu chức năng do tuổi tác. Cụ thể, từ góc độ cải thiện hiệu quả kinh doanh, ngoài việc chuẩn bị báo cáo tài nhan dinh bong da keonhacai kết hợp với cải cách hệ thống kế toán công địa phương, điều cần thiết là hợp tác hiệu quả với quản lý hợp đồng, quản lý tài sản công cộng và đánh giá kinh doanh hành nhan dinh bong da keonhacai. Tuy nhiên, trong quá khứ, các bộ phận phụ trách đã mua các hệ thống riêng lẻ, vì vậy rất khó để phối hợp với hệ thống kế toán tài nhan dinh bong da keonhacai. Đảm bảo tính liên tục kinh doanh cũng là một vấn đề cấp bách.

Vì vậy, với hệ thống kế toán tài nhan dinh bong da keonhacai tiếp cận thời gian gia hạn, chúng tôi đã quyết định xây dựng lại một loạt các hệ thống kinh doanh trong gói dựa trên đám mây và vào tháng 6 năm 2013, chúng tôi đã mua bằng RFP (Yêu cầu đề xuất).

Hai sự khéo léo mà chúng tôi đã làm việc trong khi lựa chọn

── Những điểm mà bạn nhấn mạnh vào khi chọn hệ thống là gì?

OkuyamaKhi chọn, chúng tôi đã chú ý đến 1) nguyên tắc rằng hệ thống sẽ không được tùy chỉnh và 2) dịch vụ đám mây sẽ được thực hiện bằng cách sử dụng đường dây bảo mật cấp cao, nhưng điều quan trọng nhất là "dễ sử dụng" của hệ thống. Để xác định điều này, chúng tôi đã thử hai cách để thực hiện lựa chọn.

Một là nhóm được chọn bao gồm các học viên từ mỗi bộ phận. Trong hầu hết các trường hợp, các thành viên ủy ban tuyển chọn được tổ chức bởi các nhà quản lý bộ phận và quản lý bộ phận phụ trách, nhưng chỉ có nhân viên thực tế sẽ không biết liệu hệ thống có được trang bị các chức năng mà Thành phố Kashiba cần hay không. Chúng tôi nghĩ rằng bằng cách có các thành viên của trưởng bộ phận và giám đốc, người thực sự sử dụng hệ thống, chúng tôi có thể chọn một hệ thống gói hoàn toàn hài lòng.

Và thứ hai là bốn nhà cung cấp trả lời đề xuất đã được tập hợp lại và các cuộc biểu tình được tổ chức theo phong cách "hội chợ thương mại".

YosakaCụ thể, chúng tôi đã thiết lập một góc giải thích cho mỗi công ty trong cùng một phòng hội nghị, để các thành viên của nhóm được chọn nhìn vào họ theo thứ tự và đi bộ. Cuộc biểu tình "truyền thống" này có vẻ rất hiếm, nhưng nó rất hiệu quả khi mỗi thành viên được đưa ra một lời giải thích về các nhiệm vụ mà họ chịu trách nhiệm và họ có thể kiểm tra chi tiết các chức năng của hệ thống và đặt câu hỏi. Người ta cũng nói rằng cuộc biểu tình hoặc bài thuyết trình cuối cùng mà họ nhận được sẽ để lại ấn tượng mạnh mẽ hơn, nhưng tôi tin rằng bằng cách so sánh các hệ thống của mỗi công ty tại chỗ, họ có thể bình tĩnh quyết định lựa chọn nào là tốt nhất cho họ.

Sau đó, chúng tôi đã đánh giá toàn diện và cuối cùng quyết định áp dụng "Hệ thống kế toán công cộng Đám mây Nhiệm vụ".

── Các yếu tố quyết định là gì?

Trưởng Yoshikura Hirofumi

OkuyamaVề chức năng, chúng tôi đã đánh giá thực tế là có thể thực hiện trơn tru một loạt các nhiệm vụ từ việc chuẩn bị ngân sách đến thực hiện ngân sách, báo cáo tài nhan dinh bong da keonhacai và đánh giá hành nhan dinh bong da keonhacai. Ví dụ, với hệ thống kế toán công cộng Đám mây Nhiệm vụ, định dạng kế hoạch triển khai được tạo trong Excel có thể được kết hợp trực tiếp bằng hệ thống con (Hệ thống đánh giá hành nhan dinh bong da keonhacai đám mây nhiệm vụ) và kết quả của các kế hoạch thực hiện và đánh giá hành nhan dinh bong da keonhacai có thể dễ dàng được liên kết với việc chuẩn bị ngân sách cho năm tới. Hơn nữa, bằng cách liên kết với các hệ thống liên quan, thật dễ dàng để tạo các vật liệu cơ bản dựa trên dữ liệu khách quan như số và chỉ số và chúng tôi hy vọng rằng chúng tôi sẽ có thể trả lời linh hoạt với các yêu cầu cung cấp thông tin từ cư dân và hội đồng thành phố.

Ngoài ra, về mặt hỗ trợ, ngoài thực tế là người phụ trách sẽ đến ngay lập tức trong trường hợp của một điều gì đó, họ đã bày tỏ rõ ràng nhan dinh bong da keonhacai sách của họ về việc trả lời "nhóm nghiên cứu về việc thúc đẩy kế toán công cộng địa phương mới trong tương lai", mà nhan dinh bong da keonhacai phủ hiện đang xem xét và chúng tôi đánh giá cao sự yên tâm rằng chúng tôi có thể tiếp tục sử dụng hệ thống trong tương lai.

YosakaĐó là một khoảng thời gian chuyển đổi rất ngắn, với quyết định giới thiệu nó vào tháng 7 và công việc chuẩn bị ngân sách bắt đầu vào tháng 10, nhưng dữ liệu từ năm ngoái đã được đăng trước về hệ thống mới, bao gồm dữ liệu ước tính ngân sách, do đó, nó đã bắt đầu hoạt động mà không có bất kỳ vấn đề lớn nào. Với sự thay đổi của các nhà cung cấp được cung cấp lần này, các nhân viên dường như hơi lo lắng cho đến khi họ quen với hệ thống, nhưng ngay cả khi dịch vụ bắt đầu, không có nhiều câu hỏi về hoạt động, vì vậy tôi cảm thấy nhẹ nhõm.

Sử dụng đám mây đang hoạt động để giải quyết các vấn đề khác nhau

─ Xin vui lòng cho chúng tôi biết về triển vọng tương lai của bạn.

YosakaHệ thống kế toán tài nhan dinh bong da keonhacai truyền thống có nhiều chức năng độc đáo duy nhất cho thành phố, nhưng lần này, chúng tôi đã chọn một hệ thống gói được sử dụng bởi nhiều thành phố, với nhan dinh bong da keonhacai sách không thực hiện tùy chỉnh nhiều nhất có thể. Bằng cách sử dụng đầy đủ điều này, chúng tôi hy vọng sẽ sử dụng cơ hội này để sửa đổi nội dung kinh doanh của chúng tôi. Tuy nhiên, hệ thống kế toán tài nhan dinh bong da keonhacai là nền tảng của quản lý hành nhan dinh bong da keonhacai. Khi chúng tôi sử dụng nó, có khả năng sẽ có nhiều yêu cầu chi tiết khác nhau, nhưng TKC sẽ tiếp tục tăng cường các chức năng tiêu chuẩn của hệ thống đồng thời nhìn vào tình trạng hoạt động của các tổ chức khác, vì vậy chúng tôi có hy vọng cao cho điểm này.

OkuyamaMôi trường xung quanh các thành phố và thị trấn hiện đang được yêu cầu giải quyết nhiều vấn đề khác nhau, chẳng hạn như sự suy giảm tình hình tài nhan dinh bong da keonhacai do chi phí an sinh xã hội tăng và giảm doanh thu thuế, cũng như tạo ra một hệ thống số và cải cách quy mô lớn của các hệ thống xã hội do cải cách tích hợp an sinh xã hội. Tuy nhiên, số lượng nhân sự bị hạn chế.

Trong bối cảnh đó, Thành phố Kashiba đã thành lập Nhóm nghiên cứu chung của Tỉnh Nara với sáu thành phố và thị trấn lân cận, và bắt đầu sử dụng các hệ thống cốt lõi bằng cách sử dụng đám mây vào năm 2012. Tuy nhiên, xem xét tối ưu hóa chi phí và đảm bảo tính liên tục kinh doanh, chắc chắn rằng các hệ thống khác nhau được sử dụng bởi các thành phố sẽ được chuyển sang đám mây. Chúng tôi hy vọng sẽ chia sẻ thông tin với các thành phố và thị trấn khác với kinh nghiệm chuyển hệ thống kế toán tài nhan dinh bong da keonhacai của chúng tôi lên đám mây trước và sử dụng nó để xem xét sự hợp tác trong tương lai.