[Tính năng đặc biệt 2]Đương đầu thách thức giải quyết các vấn đề khu vực thông qua quảng bá DX gắn kết nhandinh keonhacai dân thị trấn và chính quyền

Công tác cải cách từ ba góc độ

──Hãy cho chúng tôi biết lý do đằng sau những nỗ lực của bạn trong “Cải cách sân trước”

NakajimaThị trấn Setouchi, nằm ở cực nam của Amami Oshima, có ba hòn đảo xa xôi có nhandinh keonhacai sinh sống: Đảo Kakeroma, Đảo Uke và Đảo Yoro, đồng thời là một thị trấn với 56 ngôi làng nằm rải rác trên một khu vực hành chính rộng khoảng 240 km2 Mặc dù khu vực hành chính có phạm vi rộng nhưng không có cơ sở công cộng có chức năng như chi nhánh, và nhandinh keonhacai dân thị trấn sống ở hòn đảo xa nhất là Yoroshima phải di chuyển bằng tàu điện ngầm trong thị trấn với thời gian 1 giờ 20 phút mỗi chiều đến đảo chính, nơi có tòa thị chính, để hoàn tất thủ tục hành chính
Ngoài ra, dân số giảm và dân số già đi là một vấn đề nghiêm trọng và kết quả là sự chênh lệch giữa các khu vực về môi trường sống cũng đang xảy ra Môi trường giao tiếp đặc biệt yếu ở Ukeshima và Yoroshima, phải mất hơn một phút mới mở được bản tin trên trang web của thị trấn
Để loại bỏ gánh nặng và sự bất tiện của các dịch vụ hành chính này đối với nhandinh keonhacai dân thị trấn, chúng tôi đã thực hiện "Cải cách sân trước"

──Bạn đã giải quyết những vấn đề gì trong công việc nhandinh keonhacai mẫu của mình?

NakajimaĐể giải quyết các vấn đề địa phương chỉ có ở những hòn đảo xa xôi, chúng tôi tập trung nhandinh keonhacaio ba khía cạnh mà chúng tôi cho là đặc biệt quan trọng
Đầu tiên là “tạo ra một môi trường tạo điều kiện thuận lợi cho việc thúc đẩy DX trong đó người dân thị trấn và chính phủ cùng làm việc” Cụ thể, chúng tôi đã lắp đặt dịch vụ kết nối internet vệ tinh trên Ukeshima và Yoroshima, chuyển đổi đường dây LGWAN thành Wi-Fi trong tòa nhà chính phủ chính và thay đổi thiết bị đầu cuối mà nhân viên sử dụng thành máy tính xách tay Ngoài ra, chúng tôi đã tạo ra một môi trường mạng với sự cộng tác của văn phòng chính quyền trung ương tại Nhà ga Kakeroma (khu vực chờ dành cho các hãng tàu thành phố và cơ sở có nhiều chức năng) khai trương nhandinh keonhacaio ngày 7 tháng 7 năm nay
Thứ hai, với mục đích cải thiện sự thuận tiện cho nhandinh keonhacai dân thị trấn, chúng tôi đã giới thiệu một hệ thống và dịch vụ hiện thực hóa quầy ``không đi, không viết, không chờ'' dựa trên ý kiến ​​của nhandinh keonhacai dân và nhân viên thị trấn
Một trong số đó là "Hệ thống ứng dụng thông minh trên nền tảng đám mây TASK" bắt đầu hoạt động nhandinh keonhacaio tháng 8 năm 2024 Do thanh toán điện tử có thể được thực hiện, người dân thị trấn sẽ có thể hoàn tất các thủ tục trực tuyến bằng điện thoại thông minh, vv Ngoài ra, chúng tôi đã giới thiệu "hệ thống tư vấn từ xa" và đã lắp đặt các thiết bị đầu cuối gọi phía người dùng tại hai địa điểm ở các vùng đảo xa và 12 thiết bị đầu cuối tiếp nhận trong cơ quan, giúp có thể xử lý các trường hợp yêu cầu chuyên môn chuyên môn
Hơn nữa, chúng tôi đã bắt đầu `` Bàn không ghi '' bằng cách sử dụng `` Hệ thống bàn làm việc dễ dàng trên nền tảng đám mây TASK '' Hiện tại, các thiết bị đầu cuối máy tính bảng được lắp đặt tại Nhà ga Kakeroma cùng với các quầy của Phòng Đời sống Công dân Thị trấn và Phòng Thuế trong tòa nhà chính phủ chính Đồng thời, bằng cách bắt đầu thuê ngoài việc cấp chứng chỉ chính thức cho bưu điện, chúng tôi đã tạo ra một môi trường mà bất kỳ ai cũng có thể yên tâm sử dụng các dịch vụ hành chính, bắt đầu từ cơ sở Nhà ga Kakeroma
Thứ ba là ''cải thiện hoạt động để tăng cường dịch vụ cho nhandinh keonhacai dân thị trấn'' và chúng tôi liên tục nỗ lực cải thiện hoạt động và tăng hiệu quả bằng cách sử dụng các công cụ RPA và các công cụ khác Ngoài ra, trong nghiên cứu và phân tích hành trình của khách hàng, chúng tôi đã thực hiện các cuộc phỏng vấn và đóng vai trên đường phố để xác định khoảng cách giữa hiện tại và kỳ vọng, đồng thời xác định các lĩnh vực cần cải thiện

Thúc đẩy việc sử dụng bằng cách cải thiện “giá trị trải nghiệm”

NakajimaMặc dù những nỗ lực này đã đạt được những kết quả nhất định nhưng vẫn có một số vấn đề trở nên rõ ràng khi dự án tiến triển Một trong số đó là sự phân chia kỹ thuật số Đặc biệt ở những cộng đồng có đông nhandinh keonhacai cao tuổi, có trường hợp nhandinh keonhacai dân chưa biết đến dịch vụ mới, không biết cách sử dụng nên không sử dụng
Năm nay, chúng tôi sẽ thực hiện các hoạt động nâng cao nhận thức kỹ lưỡng hơn và như một biện pháp chống lại khoảng cách kỹ thuật số, chúng tôi cũng sẽ cố gắng tạo ra một hệ thống hỗ trợ kỹ thuật số kết nối nhandinh keonhacai già và thanh niên trong cộng đồng thông qua các cuộc họp tư vấn cho nhandinh keonhacai dân thị trấn, các bài giảng tại chỗ, vv

──nhandinh keonhacai dân và nhân viên thị trấn phản ứng thế nào?

YamahataHiện tại, bộ đếm không ghi xử lý 20 thủ tục và nhận trung bình 450 đơn đăng ký mỗi tháng, mang lại sự thuận tiện được cải thiện cho nhandinh keonhacai dân thị trấn
Đặc biệt, việc cấp chứng chỉ được cả người dân và cán bộ thị trấn đánh giá cao Một thiết bị đầu cuối được lắp đặt phía trước lối nhandinh keonhacaio để người dùng dễ dàng nhìn thấy và nhân viên chào đón khách hàng đến văn phòng để nhận chứng chỉ và hỗ trợ họ vận hành thiết bị đầu cuối Nếu bạn có thẻ My Number, bạn có thể hoàn tất quy trình từ đăng ký đến thanh toán chỉ trong 1 phút, vì vậy người dân trong thị trấn hài lòng với sự tiện lợi của nó
Chúng tôi hy vọng rằng bằng cách cung cấp giá trị trải nghiệm như vậy cho nhandinh keonhacai dân thị trấn, họ sẽ hài lòng với dịch vụ mới và muốn sử dụng lại, đồng thời gánh nặng cho nhân viên quầy cuối cùng sẽ giảm bớt

MiyaharaChúng tôi hiện đang nỗ lực chuyển quy trình đăng ký trực tuyến, sử dụng cả hệ thống ứng dụng thông minh và hệ thống ứng dụng điện tử đơn giản
Lúc đầu, chúng tôi nghĩ rằng việc phổ biến hệ thống trong cơ quan sẽ khó khăn, nhưng thông qua đào tạo và các hoạt động khác, một số nhân viên đã được đào tạo để đảm nhận vai trò lãnh đạo và hệ thống trực tuyến đang mở rộng nhanh hơn dự kiến, ngay cả từ những công việc đơn giản như khảo sát Mặc dù mức độ hài lòng của nhân viên đối với dịch vụ cao nhưng vẫn còn những vấn đề cần giải quyết, chẳng hạn như công việc xác nhận nhân viên mới và các thủ tục gây khó khăn khi chuyển sang ứng dụng trực tuyến

──Những điểm mấu chốt để thúc đẩy cải cách sân trước một cách thuận lợi là gì?

NakajimaĐiều quan trọng là đạt được sự hiểu biết của nhandinh keonhacai dân thị trấn cùng với các nhân viên
Sự cam kết từ cấp trên và xây dựng hệ thống thăng tiến vững chắc là điều cần thiết về mặt thấu hiểu nhân viên Tại Thị trấn Setouchi, chúng tôi đã thành lập Văn phòng Xúc tiến Kỹ thuật số nhandinh keonhacaio tháng 4 năm 2013 dựa trên quyết định của Thị trưởng Aito Kamata Ngoài ra, thị trưởng thị trấn đã được bổ nhiệm làm CDO (Giám đốc kỹ thuật số) và Trụ sở xúc tiến DX đã được tổ chức trực tiếp dưới quyền ông Kết quả là, thay vì dựa nhandinh keonhacaio một bộ phận duy nhất, văn phòng xúc tiến, giờ đây chúng tôi có một hệ thống cho phép toàn bộ cơ quan thực hiện hành động dựa trên các quyết định táo bạo của ban lãnh đạo cấp cao, đồng thời kết hợp kiến ​​thức của nhân viên kỹ thuật số bên ngoài
Mặt khác, chúng tôi đã tổ chức "Hội chợ kỹ thuật số Setouchi" để giúp nhandinh keonhacai già và những nhandinh keonhacai chưa quen với công nghệ kỹ thuật số hiểu được sự tiện lợi Chúng tôi đã tạo cơ hội để giới thiệu và trải nghiệm các dịch vụ mới như đăng ký trực tuyến và tư vấn từ xa, với 345 nhandinh keonhacai đã tham gia, vượt xa mục tiêu của chúng tôi

Cách nâng cao hiểu biết của nhandinh keonhacai dân và nhân viên thị trấn

YamahataBan đầu bạn có thể cảm thấy lo lắng hoặc miễn cưỡng nhưng hãy thử xem Có nhiều tình huống bạn sẽ thấy nó hữu ích khi thực sự sử dụng nó Ví dụ, trong quá trình đăng ký con dấu, một số người yêu cầu cấp giấy chứng nhận đăng ký con dấu cùng với việc đăng ký Cho đến nay, chúng tôi phải yêu cầu mỗi người điền nhandinh keonhacaio một mẫu đơn, nhưng nếu bạn sử dụng quầy không điền, bạn có thể dễ dàng đưa ra hai loại mẫu đơn trong một cuộc phỏng vấn Điều này thật tiện lợi
Ngoài việc không làm quen với môi trường mới, còn có những cải tiến cần được thực hiện để hoạt động trơn tru hơn, chẳng hạn như độ phức tạp của quá trình xử lý do sự kết hợp giữa phương pháp giấy và kỹ thuật số Về vấn đề này, chúng tôi muốn tiếp tục nỗ lực cải thiện quy trình kinh doanh và quy trình hoạt động, cũng như đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng của họ

──Vui lòng cho chúng tôi biết về những sáng kiến ​​trong tương lai của bạn

NakajimaThông qua những nỗ lực của chúng tôi trong mô hình kinh doanh, chúng tôi tin rằng chúng tôi đã đặt nền móng để hiện thực hóa 1) môi trường dịch vụ mà bất kỳ ai cũng có thể sử dụng, 2) cải cách quầy tính tiền có thể tiếp cận ở bất kỳ đâu và 3) tiếp tục cải tiến hoạt động kinh doanh Dựa trên kết quả thu được ở đây, chúng tôi có kế hoạch thực hiện các thử nghiệm điều trị y tế từ xa trong tương lai Ngoài ra, để giải quyết vấn đề được tiết lộ gần đây rằng quy trình cung cấp dịch vụ hành chính khó hiểu một cách trực quan và trực quan, chúng tôi đã bắt đầu xem xét các cải tiến đối với môi trường truy cập, chẳng hạn như tối ưu hóa các đường quy trình Hơn nữa, chúng tôi dự định tiếp tục tập trung nhandinh keonhacaio các biện pháp đối phó với khoảng cách kỹ thuật số, chẳng hạn như các bài giảng tại chỗ
Thông qua những nỗ lực này, chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục tạo ra một môi trường nơi tất cả cư dân thị trấn có thể sử dụng các dịch vụ của chính phủ một cách thoải mái hơn
(Hợp tác phỏng vấn: Công ty TNHH Trung tâm xử lý thông tin Minami Nippon)

Thị trấn Setouchi, nằm ở cực nam của Amami Oshima, có ba hòn đảo xa xôi có nhandinh keonhacai sinh sống và phải đối mặt với nhiều vấn đề về địa lý và tự nhiên Để khắc phục những điều kiện bất lợi này và cho phép mọi nhandinh keonhacai dân được nhận các dịch vụ cần thiết một cách bình đẳng khi họ cần, nhandinh keonhacai dân thị trấn và chính quyền hiện đang cùng nhau hợp tác để thúc đẩy DX
Số hóa đã là xu hướng của thời đại Tuy nhiên, việc này không thể chỉ do thị trưởng thực hiện; điều quan trọng là phải có được sự hợp tác của nhân viên thị trấn Vì vậy, ông đã tự bổ nhiệm mình làm CDO (Giám đốc kỹ thuật số) và thành lập Văn phòng xúc tiến DX nhandinh keonhacaio năm 2023 trong thời gian 3 năm
Điều cần thiết là phải lôi kéo người dân thị trấn nhandinh keonhacaio sự thâm nhập của DX Để làm được điều này, chúng tôi cần làm cho mọi người biết rằng `` số hóa có thể khiến mọi thứ trở nên thuận tiện hơn rất nhiều'' Do đó, chúng tôi đã tổ chức `` Hội chợ kỹ thuật số Setouchi '' nhandinh keonhacaio mùa hè năm ngoái để giới thiệu `` các văn phòng chính phủ tiện lợi và quen thuộc sử dụng công nghệ kỹ thuật số '' chẳng hạn như trải nghiệm ứng dụng trực tuyến và tư vấn từ xa
Ngoài ra, bằng cách sử dụng "Dự án xúc tiến hỗ trợ sử dụng kỹ thuật số" của Bộ Nội vụ và Truyền thông, chúng tôi cũng đang nghiên cứu hỗ trợ sử dụng kỹ thuật số cho tất cả nhandinh keonhacai dân thị trấn, bao gồm cả nhandinh keonhacai già Nhờ đó, tôi cảm thấy sự hiểu biết của nhandinh keonhacai dân đã sâu sắc hơn, mặc dù dần dần
Năm 2013, chúng tôi được chọn làm tổ chức kiểu mẫu cho "Dự án mô hình cải cách sân trước" và cũng nỗ lực thể hiện cải cách phản công tiên tiến Chúng tôi tin rằng điều này đã giúp giải quyết các vấn đề về địa lý như giảm bớt gánh nặng cho nhandinh keonhacai dân và khắc phục sự chênh lệch giữa các vùng về dịch vụ hành chính
Dự án này không chỉ lắp đặt dịch vụ liên lạc vệ tinh ở Ukeshima và Yoroshima, nơi môi trường kết nối internet còn yếu, mà còn thúc đẩy đa kênh hóa (đa dạng hóa các điểm liên lạc giữa người dân và chính phủ) bằng cách giới thiệu nhiều hệ thống khác nhau Ngoài ra, tại Nhà ga Kakeroma, bắt đầu hoạt động nhandinh keonhacaio tháng 7 năm nay, ngoài việc tư vấn từ xa thông qua quầy từ xa, chúng tôi cũng đã bắt đầu dự án gia công phát hành chứng chỉ công cộng với sự cộng tác của bưu điện
Thông qua những nỗ lực này, chúng tôi đã có thể đạt được những hiệu quả nhất định Trong tương lai, chúng tôi sẽ mở rộng hơn nữa phạm vi sử dụng kỹ thuật số và hoạt động để cải thiện sự thuận tiện cho nhandinh keonhacai dân và nâng cao hiệu quả hành chính thông qua việc trình diễn các dịch vụ hành chính tại chỗ và điều trị y tế từ xa
Lý do chúng tôi có thể quảng bá DX một cách suôn sẻ là nhờ sự làm việc chăm chỉ của mỗi nhân viên, những nhandinh keonhacai coi các vấn đề của thị trấn như “của riêng họ” Tôi rất biết ơn Chính quyền địa phương hiện đang trong giai đoạn chuyển đổi và khối lượng công việc của họ có thể tạm thời tăng lên Tuy nhiên, tôi muốn họ làm việc chủ động với nhận thức rằng sự chăm chỉ của họ sẽ dẫn đến thế hệ tiếp theo
Triết lý cơ bản cho việc phát triển thị trấn trong trung và dài hạn là “một thị trấn hấp dẫn đầy ước mơ và hy vọng, nơi mọi nhandinh keonhacai tỏa sáng” Bắt đầu một điều gì đó mới đòi hỏi cả chi phí và nhân lực Mặc dù tôi sẽ thận trọng trong vấn đề này nhưng tôi muốn giữ thái độ ứng phó với xu hướng của thời đại và những thay đổi của xã hội, đồng thời mạnh dạn đón nhận thử thách khi tôi nghĩ `` chính là nơi này!''
Lý tưởng nhất sẽ là “số hóa thân thiện với mọi nhandinh keonhacai” dành riêng cho các tổ chức nhỏ, kết hợp hiệu quả của công nghệ kỹ thuật số và sự ấm áp của con nhandinh keonhacai Vì một tương lai hạnh phúc và thịnh vượng cho nhandinh keonhacai dân, chúng tôi sẽ tiếp tục thúc đẩy mạnh mẽ DX trong đó nhandinh keonhacai dân thị trấn và chính quyền cùng hợp tác