Tạp chí keonhacai 5 “Gió mới” (Kaze)

──Vui lòng cho chúng tôi biết về bối cảnh đằng sau những nỗ lực cải cách tòa thị chính và những tiến bộ mà bạn đang đạt được

MiwaVào tháng 5 năm 2022, Thành phố Miyazaki đã xây dựng “Tầm nhìn Xúc tiến Cải cách Tòa thị chính” Triết lý quản lý của chúng tôi là ``Mỗi nhân viên phải có niềm tự hào và niềm đam mê với tư cách là một chuyên gia của chính phủ, và nỗ lực hết mình vì hạnh phúc của người dân'', và chính sách quản lý của chúng tôi bao gồm ``cải cách tư duy của nhân viên'' và ``cải cách phong cách làm việc/làm việc của nhân viên'' Kế hoạch thực hiện là ``Kế hoạch Xúc tiến Cải cách Tòa thị chính'' nhằm thúc đẩy `` tối ưu hóa tổng số giờ làm việc '' và `` cải cách công việc phong cách" bằng cách "thay đổi nhận thức của nhân viên" và xem xét lại các hoạt động một cách cơ bản Ngoài ra, do DX rất cần thiết cho cải cách tòa thị chính nên chúng tôi đã xây dựng riêng ``Chính sách xúc tiến DX'' (sử dụng công nghệ kỹ thuật số) và ``Chính sách cơ bản về phát triển nguồn nhân lực'' (nuôi dưỡng và đảm bảo nguồn nhân lực DX) và đang triển khai chúng cùng với kế hoạch xúc tiến

Giảm giờ hành chính để cải cách phong cách làm việc

──Từ tháng 6 năm 2015, giờ làm việc đã được rút ngắn trong khuôn khổ cải cách phong cách làm việc

MiwaGiờ mở cửa đã được rút ngắn một giờ, từ 8 giờ 45 sáng đến 4 giờ 30 chiều Có ba lý do đằng sau quyết định này
Đầu tiên là việc “giảm lượng người đến đại lý” do triển khai dịch vụ đăng ký và cấp chứng chỉ trực tuyến tại các cửa hàng tiện lợi Nhìn vào xu hướng số lượng chứng chỉ được cấp (từ năm tài chính 2015 đến năm tài chính 2023), tổng số chứng chỉ được cấp đã giảm dần qua các năm và trong năm tài chính 2011 đã giảm 19% so với năm tài chính 2015 Ngoài ra, về mặt địa điểm phát hành, cửa hàng tiện lợi (53%) đã được thay thế bằng quầy hàng (47%) trong năm 2013
Thứ hai, tình trạng làm thêm giờ liên tục trước và sau khi văn phòng mở cửa Từ trước đến nay, giờ mở cửa và giờ làm việc của văn phòng đều giống nhau, điều này không chỉ tạo gánh nặng cho nhân viên mà còn phải bỏ qua các cuộc họp buổi sáng và kết thúc, khiến không thể chia sẻ triệt để các keonhacai 5 như keonhacai 5 liên lạc, cảnh báo trong kinh doanh
Điều thứ ba là có ít người đến văn phòng vào thời gian buổi sáng và buổi tối được rút ngắn Khi chúng tôi điều tra số lượng khách đến các quầy chính theo giờ, chúng tôi nhận thấy tỷ lệ khách đến trong thời gian rút ngắn chưa đến 10% trên tổng số
Chúng tôi hy vọng rằng bằng cách thay đổi giờ mở cửa, chúng tôi sẽ có thể: (1) nâng cao chất lượng và năng suất của các dịch vụ công dân bằng cách tập trung vào cải tiến hoạt động kinh doanh; (2) giảm thiểu sai sót và nâng cao động lực của nhân viên bằng cách tổ chức các cuộc họp buổi sáng; và (3) giảm chi phí và cải cách phong cách làm việc bằng cách giảm thời gian làm thêm giờ

──Phản ứng của người dân và nhân viên là gì?

MiwaMặc dù chúng tôi chưa tiến hành đánh giá định lượng như tác động của việc giảm giờ làm thêm, nhưng chúng tôi đã nghe được những nhận xét từ những người trong lĩnh vực này như ``Việc chia sẻ keonhacai 5 đã trở nên dễ dàng hơn'' và ``Thời gian làm thêm giờ đã giảm'' và một số người đã nói rằng ``Có lẽ tốt hơn là nên rút ngắn thời gian làm việc hơn nữa''

MotoichiĐối với người dân, chúng tôi đã keonhacai 5 báo về việc thay đổi giờ hành chính trong một bản tin và giới thiệu danh sách các thủ tục có thể thực hiện mà không cần đến tòa thị chính Nhờ các hoạt động nâng cao nhận thức cộng đồng này, chúng tôi đã nhận được số lượng câu hỏi thấp đáng ngạc nhiên, khoảng 10 câu hỏi Để đáp lại câu hỏi, công ty giải thích rằng họ đang ``đang nỗ lực cải thiện hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ của mình''

──Bạn đã đề cập đến "ứng dụng trực tuyến" là một trong những lý do, nhưng tình trạng khuyến mãi của nó là gì?

HoriguchiĐể nâng cao chất lượng dịch vụ công dân, điều quan trọng là phải mở rộng số lượng "quầy mà bạn không cần phải đến" Thành phố Miyazaki đã tiếp tục chuyển quy trình đăng ký trực tuyến kể từ khi ra mắt dịch vụ "Ứng dụng keonhacai 5 minh Thành phố Miyazaki" (hệ thống ứng dụng keonhacai 5 minh) vào tháng 6 năm 2013 Hiện tại, 60% thủ tục có thể được thực hiện trực tuyến và số lượng thủ tục đang tăng lên đều đặn
Mặc dù tỷ lệ sử dụng đang tăng lên nhưng cũng có những thay đổi tùy thuộc vào quy trình và chúng tôi tin rằng việc ``mở rộng mức sử dụng'' sẽ rất quan trọng trong tương lai Đặc biệt đối với các thủ tục có tỷ lệ sử dụng thấp, người ta cho rằng có sự không phù hợp giữa nội dung dịch vụ và nhu cầu của người dùng Để giải quyết vấn đề này, cần phải mở rộng việc sử dụng các dịch vụ keonhacai 5 qua các biện pháp như ``kiểm tra tổng thể về các loại và phạm vi thủ tục'' ``thiết kế các dịch vụ dễ dàng hơn cho người dân sử dụng'' và ``các hoạt động nâng cao nhận thức cộng đồng hiệu quả''

Tòa thị chính phải thay đổi!

──Song song đó, chúng tôi cũng đang chú trọng đào tạo và đảm bảo nguồn nhân lực DX

HoriguchiPhát triển và đảm bảo nguồn nhân lực là một nhu cầu cấp thiết Trong khi Thành phố Miyazaki đang tuyển dụng các chuyên gia kỹ thuật số, họ cũng đang tiến hành đào tạo để giúp nhân viên có được kiến ​​thức ở cấp độ "hộ chiếu CNTT" nhằm nâng cao kỹ năng của họ Số lượng đơn đăng ký đào tạo nhiều hơn số chỗ trống và tôi cảm thấy rằng các nhân viên có động lực rất lớn để giải quyết vấn đề DX theo hướng tích cực

MatsuuraTrong phát triển nguồn nhân lực, việc nâng cao kỹ năng sử dụng hiệu quả các công cụ số cũng rất quan trọng Do đó, chúng tôi đang tích cực áp dụng các công nghệ mới nhất như phần mềm nhóm để nâng cao kỹ năng cho nhân viên của mình, cải thiện khả năng và cập nhật kiến ​​thức của họ Đã có những nhân viên đang thực hiện thử thách cải thiện công việc của họ bằng cách sử dụng các công cụ và sử dụng các ý tưởng miễn phí, và tôi nghĩ cần phải chỉ cho họ con đường sự nghiệp của họ để biến đây thành một sáng kiến ​​​​độc lập

──Hãy cho chúng tôi biết về kế hoạch tương lai của bạn

Horiguchi``Chính sách xúc tiến chuyển đổi số thành phố Miyazaki thứ hai'' liệt kê ``thúc đẩy cải cách sân trước'' là một trong những sáng kiến ​​​​ưu tiên và chúng tôi sẽ thực hiện việc này Cụ thể, trước việc xây dựng tòa nhà chính phủ mới dự kiến ​​vào năm 2031, chúng tôi đang xem xét nhiều biện pháp khác nhau để phát triển thành tòa thị chính nơi người dân dễ sử dụng hơn và là nơi họ có thể nhận các dịch vụ một cách nhanh chóng và thoải mái Một trong số đó là việc tối ưu hóa hoạt động của bộ đếm keonhacai 5 qua bộ đếm một cửa Hiện tại, chúng tôi đang xây dựng quầy cấm viết cho một số thủ tục, chẳng hạn như góc chia buồn, nhưng chúng tôi đang có kế hoạch mở rộng phạm vi thủ tục trong tương lai
Hiện nay, khi môi trường xã hội thay đổi với tốc độ chưa từng có, việc chính quyền địa phương phải tiến hành những cải cách mạnh mẽ là điều cần thiết Để đạt được mục tiêu này, chúng tôi không muốn giới hạn DX chỉ đơn giản là giới thiệu công nghệ kỹ thuật số mà còn tạo ra các dịch vụ mới và cải cách phong cách làm việc keonhacai 5 qua những thay đổi trong văn hóa và nhận thức của tổ chức
(Hợp tác phỏng vấn: Densan Co, Ltd)